Você sabia que muitas empresas gastam de 1 a 3% do seu lucro com impressão de documentos? Isso é um problema que, a médio e longo prazo, afeta o financeiro, a produtividade, o espaço físico, a economia e a segurança das organizações. Nesse sentido, é fundamental entender as melhores alternativas para redução do uso de papel no seu negócio.
Existem diversas formas para reduzir o uso de documentos físicos em processos internos e externos, especialmente utilizando as tecnologias disponíveis no mercado.
Neste artigo, a Acervo separou cinco dessas alternativas para trazer mais benefícios para sua organização e equipe. Confira!
A digitalização de documentos é a principal forma para a redução do uso de papel na empresa. Isso consiste na conversão de documentos físicos para formatos digitais, os quais são armazenados em nuvem ou em computadores, smartphones ou outros dispositivos eletrônicos.
A aplicação da digitalização traz inúmeras vantagens, tais como:
Para realizar esse serviço, você pode utilizar softwares específicos ou contar com empresas especialistas em digitalização de documentos, como a Acervo.
Como vimos, é possível armazenar digitalmente seus documentos de duas maneiras: em nuvem ou no computador. A primeira forma é a mais recomendada, pois arquivos podem ser organizados em ambientes virtuais seguros, possibilitando o acesso a qualquer momento, desde que haja conexão à internet.
Nesse sentido, existem diversos locais de armazenamento, como o Google Drive, One Drive, iCloud e Dropbox. A Acervo, por exemplo, utiliza o Acervo CloudFile — sistema ECM (Electronic Content Management) para que os clientes possam publicar, digitalizar e obter total controle de seus arquivos e documentos via internet. Assim, torna-se também uma alternativa viável para redução do uso de papel.
💡LEIA TAMBÉM: Quando surgiu o armazenamento em nuvem?
O contrato é uma ferramenta formal de promover a garantia de alguma venda ou de uma prestação de serviço. Muitas empresas utilizam o documento físico para isso, o que gera uma despesa considerável ao longo de cada mês. Com a assinatura eletrônica, você pode validar digitalmente a autoridade e a integridade do documento, além de substituir a assinatura manuscrita em papel.
Esse é um excelente caminho para agilizar a formalização de contratos e propostas, reduzir os custos com impressão, transporte e autenticação no cartório e eliminar os riscos de falsificação.
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) também faz parte das principais alternativas para a redução do uso de papel nas empresas. O GED é um conjunto de metodologias, técnicas e ferramentas para criar, armazenar, gerenciar e organizar documentos digitais.
Esse sistema é mais completo e robusto do que o armazenamento em nuvem comum, pois o GED permite capturar, categorizar, armazenar, recuperar, gerenciar versões, controlar os documentos digitais, atribuir metadados, etc. Além disso, é integrado aos processos de negócios da empresa, envolvendo fluxos complexos de trabalho, controle de acesso e automação de tarefas que envolvem documentos.
Atualmente, muitas lojas virtuais e prestadores de serviços estão conseguindo alcançar a redução do uso de papel por meio da emissão da NF-e.
A nota fiscal eletrônica é um documento emitido e armazenado em ambiente digital, que registra as operações de compra e venda de produtos e serviços. Ela substitui a nota fiscal em papel, o que ajuda a simplificar as operações fiscais e tributárias, diminuir os custos de impressão e aumentar a produtividade da equipe de faturamento.
Viu como existem meios para redução do uso de papel nas empresas? Você pode aplicar facilmente cada uma das soluções que apresentamos até aqui. Desse modo, ocorre mais produtividade, economia e inovação em seus negócios.
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