Cada vez mais é importante acompanhar o avanço da tecnologia, especialmente as empresas que necessitam lidar com a gestão de informação. Atualmente, optar por digitalizar documentos para garantir mais segurança e privacidade é o melhor caminho. Mas, afinal, onde encontrar uma empresa de digitalização de documentos na Grande Florianópolis?
A Acervo é uma empresa que se destaca em Palhoça por oferecer um excelente serviço de digitalização de documentos. Contamos com diversos benefícios e diferenciais, principalmente porque somos referência no segmento em toda a região da Grande Florianópolis.
Que tal conhecer mais sobre o nosso serviço e como podemos te ajudar? Acompanhe a leitura!
Sim. A digitalização de documentos oferece uma série de benefícios para empresas e pessoas. Para você ter mais consciência sobre, veja abaixo as principais vantagens:
Guardar documentos físicos em sua empresa pode exigir um espaço considerável, especialmente considerando a quantidade de documentos que você e seus funcionários acumulam ao longo do tempo. Isso pode comprometer o espaço físico disponível e afetar a produtividade do seu negócio.
A digitalização de documentos elimina a necessidade de estantes, pastas, gavetas e outros objetos usados para armazenar documentos físicos, uma vez que eles são armazenados em formato digital. Dessa forma, você pode economizar espaço que pode ser melhor utilizado para atividades mais produtivas e vantajosas.
Quando você armazena documentos físicos em sua empresa, é necessário estar presente no local onde eles estão guardados para acessá-los. Isso pode ser problemático se você estiver em uma reunião fora da empresa e precisar de um documento que não estava previamente disponível.
Com a digitalização de documentos, no entanto, os arquivos ficam armazenados na nuvem, permitindo que você tenha acesso a eles de qualquer lugar, desde que tenha conexão com a internet e um dispositivo móvel. Isso significa que você pode acessar os documentos de forma imediata, independentemente de onde esteja!
Já parou para pensar em quanto tempo você gasta procurando um documento em sua empresa? A falta de uma organização eficiente de guarda de documentos resulta em perda de tempo na busca de um documento específico dentre inúmeros papéis.
No entanto, com a digitalização de documentos, você pode evitar esse problema e localizar os documentos de forma rápida e eficiente. Os documentos digitalizados são organizados por categorias e pastas, permitindo que você os encontre com facilidade através de uma simples pesquisa pelo nome, código ou palavra-chave.
A facilidade na busca, a economia de espaço, o controle de acesso e o acesso remoto proporcionam condições ideais para um ambiente de trabalho mais eficiente e produtivo.
Ao localizar rapidamente os documentos necessários, economizar espaço físico, proteger a confidencialidade das informações e ter acesso remoto aos arquivos, sua empresa estará mais preparada para realizar tarefas de forma ágil e eficiente. Isso pode resultar em um aumento da competitividade no mercado e na melhoria da margem de lucro.
💡 Leia também: Qual o custo benefício de digitalizar documentos?
A prática de digitalizar documentos ajuda na redução do consumo de papel e também no uso de cartuchos de toners de impressoras.
Dessa forma, auxilia no financeiro e na organização interna da empresa, especialmente porque diminuirá os custos com esses tipos de materiais e também irá melhorar a organização dos documentos, evitando o acúmulo físico de arquivos.
Entretanto, vale ressaltar que nem todos os arquivos que são digitalizados podem ser eliminados no meio offline. Para isso, é importante observar a lei vigente acerca do que pode ser mantido somente digitalizado e que, mesmo digitalizado, ainda deve ser realizado a guarda física do documento.
Se você está procurando por uma empresa de digitalização de documentos na Grande Florianópolis, é porque pretende fazer isso fora do seu negócio, certo? Saiba que essa é a forma mais inteligente!
Por outro lado, muitas pessoas (e até mesmo você) não sabem de todos os riscos ao optar pela digitalização interna. Há vários problemas ao escolher essa forma, sendo que as três principais são:
Um serviço local de digitalização de documentos consegue garantir mais segurança e tranquilidade para você. Podem existir algumas particularidades e necessidades específicas para cada cidade, por isso, vale mais a pena procurar por uma empresa que tenha conhecimento e experiência de atuação na sua região.
Além disso, ao optar por esse serviço local, facilita a comunicação e o acompanhamento da transição do documento físico para o digital.
A Acervo, por exemplo, está há mais de 30 anos no mercado, possui vasto conhecimento sobre o assunto e, sem dúvidas, é a melhor empresa de digitalização de documentos na Grande Florianópolis. Isso porque garantimos um serviço totalmente adequado às exigências da cidade.
A Acervo é uma empresa especialista em gestão de informação, a qual conta com uma gama de serviços, sendo os principais: digitalização de documentos, microfilmagem, guarda e organização de documentos, entre outros.
Para você ter a certeza que somos a empresa de digitalização de documentos na Grande Florianópolis mais ideal, confira todos os detalhes dos nossos benefícios:
Como comentamos brevemente, a Acervo conta com uma experiência de 30 anos no mercado de gestão de informação. Além da credibilidade da empresa em Palhoça e nas cidades vizinhas, nós apresentamos uma equipe qualificada e responsável para executar todas as tarefas.
O armazenamento de dados é algo que exige sigilo e segurança para evitar vazamento das informações ou acesso de pessoas não autorizadas e hackers. Ao optar por uma empresa de digitalização de documentos na Grande Florianópolis, como a Acervo, você garante total segurança.
Para que uma pessoa tenha acesso aos seus documentos, é necessário conter login e senha, o que dificulta esse procedimento. Além disso, contamos com softwares e sistemas de segurança, que permitem manter o sigilo de documentos e dados sensíveis dos nossos clientes.
A Acervo também é especialista em oferecer uma busca de informação ágil. A partir de um login e senha de acesso, basta realizar um clique no arquivo que deseja através do seu desktop ou smartphone. Pronto! O documento está disponível para consulta.
A digitalização de documentos diminui o tempo de procura comparado a uma busca em um espaço físico.
Contamos com uma equipe excelente para fazer a gestão de informações como um todo, principalmente no processo de digitalização de documentos. Na Grande Florianópolis, somos muito conhecidos nesse segmento, pois zelamos pela tranquilidade e segurança documental de nossos clientes.
Aqui, você pode ter a certeza que será muito bem atendido por quem realmente entende do assunto!
O serviço de digitalização de documentos necessita de investimento, independente da cidade em que você está. Por outro lado, nós apresentamos o melhor custo-benefício na Grande Florianópolis. Além disso, digitalizar e manter os documentos em nossa nuvem é muito mais barato do que tentar fazer isso por conta própria.
Na Acervo, além do dinheiro, você economiza tempo e garante mais tranquilidade para os seus documentos.
Além da digitalização de documentos, você pode ter acesso a um leque de serviços complementares, especialmente de Guarda de Documentos.
Estrutura de 4.000 m² de área para guarda, frota de veículos próprios e controle rígido de pragas são algumas das nossas principais características. Dessa forma, torna a Acervo como uma das maiores referências de guarda documental do Sul do país.
Nosso processo de digitalização de documentos não é burocrático e complexo. Para realizar esse serviço com a gente, siga alguns passos:
Vale lembrar que o custo para a digitalização dependerá, principalmente, da quantidade de documentos que deseja realizar o armazenamento digital.
💡 Pode ser útil → FAQ da digitalização de documentos: as dúvidas mais comuns
Gostou de saber que a Acervo é a melhor opção de empresa de digitalização de documentos na Grande Florianópolis?
Com a nossa experiência na área, você garante muito mais do que uma prestadora de serviços, mas sim uma fiel parceira do seu negócio. Proporcionamos diversos benefícios para você e seus colaboradores, os quais terão mais produtividade e agilidade para encontrar todos os documentos que precisam.
E, então, que tal entrar em contato com nossa equipe? Solicite agora o seu orçamento e faça a digitalização de documentos com a Acervo!
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