O documento é a parte mais central de tudo aquilo que fazemos aqui na Acervo. Por isso, entender a fundo o que é documento, bem como seus tipos e importância, está na base das atividades realizadas em nossa empresa.
E você, sabe o que é documento? Entende os motivos pelas quais toda empresa e/ou organização deve ter um sistema de gerenciamento documental?
Neste texto, separamos tudo o que você precisa saber para compreender, de fato, o que é um documento. Ao longo do artigo, você também encontrará vários links para outros posts do nosso blog. Assim, você poderá tirar suas dúvidas e conhecer mais sobre o universo da documentação!
O que te vem à mente quando você se questiona sobre o que é documento? Os seus documentos pessoais? A escritura de uma casa? Um documento de valor histórico, como, por exemplo, a famosa carta de Pero Vaz de Caminha?
Esses exemplos, como você pode notar, são bem diferentes entre si, não é mesmo? Porém, todos eles podem ser entendidos como documentos. Isso porque esse termo é bem amplo, cobrindo diferentes tipos de documentos.
E eles não se limitam a papéis, como você pode pensar em um primeiro momento. Imagens, como fotografias e mapas, filmes, suportes digitais, como CDs e HDs… tudo isso pode ser considerado como documento.
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o documento é uma “Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato”. Para tanto, a informação pode ser entendida como o conteúdo, ou seja, aquilo que o documento informa. Já o suporte é o meio que guarda esse registro — físico ou eletrônico.
Veja que essa definição é bem abrangente. O documento, conforme ela, é qualquer registro de informação. Com uma definição tão ampla para o que é documento, é importante que eles sejam classificados. Só assim temos uma noção qual é a relevância da informação que eles contêm e, por consequência, quais são aqueles que devem ser guardados.
Além desses, mais relacionados ao formato em que o documento se encontra, existem outros tipos, que variam conforme o uso, a importância, quem os produziu, dentre outros fatores. Veja alguns mais conhecidos:
Os documentos públicos são aqueles produzidos, acumulados ou de propriedade de entidades públicas. Assim, muitos dos documentos com os quais lidamos no dia a dia são desse tipo, como escrituras e certidões, por exemplo.
Quando os documentos são emitidos por pessoa física — ou por uma autoridade pública que não esteja no desempenho de suas funções —, eles são chamados de privados. Essa expressão também pode ser usada para se referir a documentos que sejam de propriedade de um arquivo privado.
O documento pessoal é bastante comum na vida de todas as pessoas. Eles podem ser aqueles que servem para identificar alguém, como identidade, certidão, carteira de motorista, dentre outros. Além disso, são chamados de documentos pessoais aqueles que tratam de informações estritamente particulares.
Esse é outro tipo de documento presente no cotidiano de pessoas e empresas. Trata-se, conforme o Dicionário Brasileiro de Termos Arquivísticos, do documento emitido pelo “poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato”. Assim, esses documentos têm valor jurídico e são usados para transações oficiais.
Como o nome indica, são os documentos cuja informação é sigilosa e deve ser preservada. Por isso, o acesso a esse tipo de documento é restrito. Ademais, os documentos sigilosos reforçam a importância da segurança das informações contidas em um documento. Mesmo quando não são sigilosos, eles podem ter dados que precisam ser preservados — como as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Depois de conhecer mais sobre os documentos sigilosos, é importante falar sobre o documento ostensivo. Diferentemente do tipo anterior, o ostensivo é um documento cujas informações não são confidenciais, ou seja, que poderia ser divulgado sem causar prejuízos a pessoas físicas ou jurídicas. Em termos de guarda, portanto, esses documentos não precisam ter acesso limitado, mas podem ter grande importância para a empresa ou organização em questão.
Esse é um tipo de documento bem específico. Trata-se daqueles que têm valor histórico. Nesse caso, a importância do documento é definida por um caráter coletivo, relacionado à cultura e ao passado de um país, de um povo ou mesmo de um grupo social específico. Vale destacar que nem todo documento antigo é considerado como histórico. A partir de múltiplos critérios, esses documentos são encaminhados para a guarda permanente (não podem ser eliminados).
Vimos, acima, muitos tipos de documentos. Porém, para uma compreensão mais profunda sobre o que é documento, precisamos entender também os suportes em que esses registros são feitos.
Diante dos tipos de documentos, é possível pensar em suporte variados. Um documento sonoro, por exemplo, pode estar armazenado em mídias como um CD, fita K7 ou um suporte eletrônico. Outro suporte frequente, pensando na preservação da informação, são os microfilmes.
Outro ponto importante é que um mesmo documento pode migrar de suporte. Isso acontece, por exemplo, na digitalização.
Neste ponto da discussão sobre o que é documento, vale a pena explorar as diferenças entre documentos digitais e digitalizados. A digitalização é um processo de transferência de uma mídia física para um suporte digital — codificado em dígitos binários. Dessa forma, o documento digitalizado foi produzido, originalmente, em outro suporte.
O documento digital é aquele que fica acessível a um sistema de computador. Sendo assim, um documento digitalizado passa a ser digital. Porém, existe outro tipo de documento importante: o nato-digital. Cada vez mais comuns, esses documentos são produzidos digitalmente. Hoje em dia, eles têm a mesma validade e podem ser certificados.
Agora, vamos explorar o uso dos documentos em alguns setores onde eles são muito utilizados. O primeiro deles é o jurídico, que produz grande parte dos documentos oficiais mencionados acima. Alguns exemplos de documentos jurídicos são petições, contratos, procurações e alguns tipos de acordos. Por lidar com um volume grande de documentos, o setor jurídico, como os escritórios de advocacia, precisa investir em uma gestão eficiente da documentação.
As empresas, de diferentes ramos de atuação, também são grandes produtoras de documentos. Essa documentação registra as atividades empresariais, tais como contratações, vendas, reuniões, solicitações e licenças. Conforme a relevância dessas informações, seus conteúdos e utilidades, os documentos empresariais são separados em diferentes tipos.
Muitas vezes, as empresas não dão o devido valor para o modo como lidam com esses documentos e informações. Porém, o gerenciamento de documentos empresariais é fundamental para o acesso a informações, bem como para evitar multas e reduzir custos operacionais.
Os documentos contábeis estão relacionados aos empresariais, pois uma empresa produz, dentre uma variedade de informações, registros de contabilidade. Porém, nem todo documento empresarial é contábil, assim como nem todo documento contábil é empresarial.
Alguns exemplos de documentos do setor de contabilidade são os fiscais, comprovantes de pagamento, extratos de banco, folhas de pagamento, guias de recolhimento e recibos.
Por tudo o que foi dito até aqui, não restam dúvidas de que os documentos trazem informações importantes, que devem ser preservadas. A questão, no entanto, é por quanto tempo cada documento deve ser guardado.
No infográfico abaixo, que você pode baixar gratuitamente, é possível consultar os principais prazos de guarda de documentos, conforme as exigências legais e normativas no país.
Além disso, o prazo precisa ser definido de acordo com as necessidades específicas de sua empresa ou instituição. Para tanto, é feita uma tabela de temporalidade, com a definição sobre o tempo de guarda dos diferentes tipos de documentos.
Depois de ler todas essas informações, fica mais fácil entender a importância dos serviços de gestão documental oferecidos pela Acervo. Por isso, a gente sugere que você, antes de sair do nosso site, leia o post de blog com 5 motivos para a sua empresa escolher a Acervo. Ou saiba mais sobre a nossa empresa nas redes sociais: Facebook, Instagram, YouTube e LikedIn.
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