Como fazer a gestão de documentos fiscais?

Fazer a gestão de documentos fiscais no dia a dia do departamento pode ser uma tarefa árdua. Nós, da Acervo, sabemos.

Afinal, ao longo do trabalho, são produzidos os mais diversos tipos de documentos fiscais, cada um com um tempo de guarda e importância específicos.

Entretanto, existem maneiras de facilitar, e muito, a gestão dos documentos fiscais na sua empresa.

Por isso, se você quer conhecer as soluções para sua gestão, o que são os documentos fiscais e por quanto tempo você deve guardá-los, continue a leitura abaixo! 

O que são documentos fiscais?

Os documentos fiscais são registros comprobatórios das atividades comerciais realizadas pela empresa. 

Por isso, eles são fundamentais para garantir a legalidade do negócio, evitar multas e possibilitar a tomada de decisão baseada em dados precisos. 

Além disso, os documentos fiscais têm a importância da sua guarda ainda maior, considerando as obrigações dos negócios junto ao fisco.

Os principais tipos de documentos fiscais são:

• Notas fiscais;
• Recibos;
• Boletos;
• Comprovantes de pagamento, entre outros.

Documentos fiscais: quanto tempo guardar?

A gestão de documentos fiscais é uma atividade que exige atenção aos prazos de guarda, que variam de acordo com a finalidade e o tipo de documento. 

É importante ressaltar que a falta de organização e controle pode acarretar em penalizações e multas para a empresa.

Para ajudar na compreensão dos prazos de guarda, apresentamos a seguir os principais documentos fiscais e o tempo de armazenamento necessário de acordo com a legislação brasileira:

• Notas fiscais: devem ser guardadas por um período de 5 anos após a emissão ou recebimento;
• Comprovantes de pagamento: como recibos e faturas, devem ser guardados por 5 anos a partir da data de pagamento;
• Livros fiscais: devem ser guardados por 5 anos a partir do fato gerador;
• Declarações de impostos: devem ser guardadas por 5 anos a partir da data de entrega;
• Contratos: devem ser guardados por 5 anos. Em geral, é preciso conservá-los até que se extinga o vínculo entre as partes ou, no caso de financiamentos, até que todas as parcelas sejam quitadas e, por consequência, o bem desalienado.

É importante lembrar que o prazo de guarda pode ser prorrogado em casos de fiscalizações ou processos judiciais.

Além disso, em casos de empresas que possuem filiais em diferentes estados, é preciso considerar as legislações específicas de cada estado.

Em resumo, a gestão de documentos fiscais requer uma organização minuciosa, considerando as particularidades de cada documento. 

Como otimizar sua gestão de documentos fiscais?

A gestão de documentos fiscais é um desafio constante para as empresas, especialmente com o grande volume de documentos que são gerados diariamente. 

Mas, felizmente, existem formas de otimizar essa gestão e reduzir o risco de extravios e perda de documentos.

Afinal, segundo a Gartner, 1 em cada 20 arquivos são extraviados, o que pode gerar até 25 horas de refação.

Além disso, 10 a 12% dos documentos não são encontrados na primeira tentativa, o que pode gerar atrasos e interrupções na produtividade das empresas.

Esses números, apesar de chocantes, revelam a importância da correta gestão dos documentos fiscais das empresas.

Por isso, para otimizar sua gestão de documentos fiscais, sugerimos:

• Gestão de documentos: a Acervo oferece soluções completas para a gestão de documentos, que vão desde a organização física e digital, até a implementação de processos que garantam a manutenção e acessibilidade dos documentos. Com a gestão documental da Acervo, sua empresa pode reduzir custos, melhorar a produtividade e garantir a segurança dos documentos fiscais.

• Guarda física de documentos: se sua empresa precisa de espaço para guardar seus documentos, a Acervo oferece espaços modernos e seguros para a armazenagem de documentos. Com o controle de acesso e um sistema de monitoramento avançado, você pode ter a tranquilidade de que seus documentos estarão em boas mãos.

• Organização documental: com a organização documental, é possível garantir que os documentos estejam acessíveis e organizados. A Acervo pode ajudar sua empresa a definir uma estrutura lógica e padronizada para os documentos fiscais, o que facilita a busca e a localização dos mesmos.

Não perca mais tempo com a gestão de documentos fiscais! 

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