Organizar o arquivo de uma empresa é crucial para garantir a produtividade, ordenação e integridade de um bem inestimável: a informação.
À medida que a empresa cresce, naturalmente também cresce sua produção orgânica de documentos.
Entretanto, no decorrer do dia a dia, a ordem das informações pode ser negligenciada, dificultando sua recuperação e exigindo maior tempo dos colaboradores para encontrar documentos relevantes.
Diante dessa realidade, é comum que ao invés de focar em atividades mais produtivas, o colaborador seja remanejado para buscar documentos.
Por isso, saber organizar o arquivo de uma empresa é fundamental e pode elevar a sua produtividade a um novo nível, além de facilitar processos internos.
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A tarefa inicial e fundamental para uma organização eficaz do arquivo de uma empresa é a categorização estratégica dos documentos.
Isso envolve a criação de um sistema de classificação planejado, que permitirá o agrupamento lógico e intuitivo das informações.
Ao categorizar os documentos de forma adequada, você estará construindo as bases sólidas para um arquivo bem organizado, que possibilite a recuperação de informações com agilidade.
Desse modo, a categorização deve começar com a identificação das principais áreas de atuação da empresa e, a partir disso, subdividir os documentos em categorias amplas.
Por exemplo, para uma empresa, as categorias poderiam incluir Financeiro, Recursos Humanos, Contratos, Correspondências e Projetos.
Dentro de cada categoria, é recomendável criar subcategorias mais específicas.
No caso de Recursos Humanos, por exemplo, subcategorias como Folha de Pagamento, Benefícios, Contratações e Treinamentos podem ser criadas.
Além disso, é importante considerar o fluxo de trabalho da empresa ao definir as categorias e subcategorias.
Por isso, pense nas informações que precisam ser acessadas com frequência e na forma como os diferentes departamentos utilizam os documentos.
A categorização inteligente não apenas facilita a localização rápida dos documentos, mas também otimiza os processos internos, contribuindo para a eficiência geral da empresa.
Uma vez que as categorias e subcategorias tenham sido definidas, é recomendável criar um guia de referência ou um documento consultivo que explique o sistema de categorização.
Isso garante que todos os profissionais responsáveis estejam alinhados com transparência e saibam onde encontrar e arquivar os documentos corretamente.
Por fim, a categorização deve ser flexível o suficiente para acomodar o crescimento e as mudanças da empresa ao longo do tempo.
Uma vez concluída a categorização estratégica, é hora de partir para outra prática importante para a organização eficiente do arquivo de uma empresa: a adoção de um sistema de numeração.
A numeração adequada dos documentos é uma ferramenta poderosa que agrega clareza e agilidade ao processo de arquivamento e busca.
Para implementar um sistema de numeração, é importante definir uma convenção que torne fácil a identificação e localização dos documentos.
Uma abordagem comum é utilizar códigos numéricos ou alfanuméricos, nos quais cada número ou letra representa uma categoria, subcategoria ou tipo de documento.
Por exemplo, um código “RH-001” pode representar um documento relacionado a Recursos Humanos, enquanto “CTR-003” pode indicar um contrato específico.
Dentro do sistema de numeração, é imprescindível estabelecer um padrão consistente para diferentes tipos de documentos.
Para organizar os documentos na empresa, é muito importante padronizar o uso de pastas e etiquetas.
Para isso, utilize cores diferentes para cada categoria, facilitando assim a identificação visual com agilidade.
Por outro lado, coloque etiquetas claras e legíveis contendo o nome da categoria, subcategoria e número do documento.
Isso minimiza a margem de erro na localização e reposição dos documentos.
A digitalização de documentos é outro passo crucial para organizar o arquivo de uma empresa.
Junto a um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), a digitalização é uma prática que agiliza o acesso às informações e economiza espaço físico.
Dentre as principais vantagens da implantação do GED nos arquivos, destacam-se a acessibilidade, segurança e validade jurídica dos documentos digitalizados.
Para isso, entretanto, é recomendável contar com uma empresa especializada na digitalização de documentos.
Desse modo, você assegura o cumprimento de todos os padrões exigidos com excelência.
Desse modo, evitam-se os riscos da digitalização interna, como o deslocamento de funcionários das suas funções típicas, afetando a produtividade geral da empresa.
Se o seu negócio está em ritmo de crescimento, organizar os documentos na empresa é fundamental.
Entretanto, fazê-lo internamente não é uma tarefa fácil: é preciso de profissionais especializados, um espaço físico adequado, e uma infraestrutura tecnológica.
Por isso, se você quer se dedicar totalmente às atividades mais produtivas para a sua empresa, é hora de investir em uma empresa especializada na guarda de documentos.
Nesse sentido, a Acervo é referência. Com mais de 3 décadas de experiência transformando a organização de arquivos empresariais, podemos ajudar você.
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