Você sabe o que é self storage? Self Storage é o serviço de armazenagem em que a empresa ou pessoa física aluga um box para guardar objetos, arquivos e caixas.
Esses espaços são gerenciados pelo próprio contratante, que se responsabiliza por organizar, acessar e controlar o conteúdo armazenado.
Embora seja uma solução comum para a armazenagem de objetos, esse modelo apresenta limitações importantes quando se trata de documentos empresariais.
Na prática, o self storage é voltado à liberação de espaço físico, mas não oferece recursos de gestão documental.
A guarda física de documentos é um serviço especializado, oferecido por empresas como a Acervo, que alia infraestrutura segura a processos profissionais de gestão documental.
Neste modelo, os documentos são armazenados em estruturas com controle de umidade, temperatura e acesso restrito, e recebem tratamento arquivístico, com indexação e rastreabilidade.
A guarda física profissional também está integrada a outras soluções, como eliminação segura de documentos vencidos; digitalização com validade jurídica, organização arquivística, consulta remota ou física sob demanda.
Esses diferenciais tornam a guarda documental um recurso estratégico para empresas que precisam garantir conformidade legal, segurança da informação e eficiência nos processos administrativos, sobretudo, quando é necessária a conservação de documentos dentro dos prazos legais.
Embora ambas as opções envolvam serviços de armazenagem, suas funções são distintas. Veja a seguir as principais diferenças:
O self storage resolve o problema de espaço, enquanto a guarda de documentos resolve também o problema da gestão documental.
No self storage, a empresa precisa buscar pessoalmente a caixa. Já na guarda profissional, é possível solicitar o documento específico ou as caixas, que podem ser enviadas e digitalizada em poucos minutos ou entregue em sua sede.
Boxes de self storage geralmente não têm controle de acesso por pessoa, e nem registro de quem acessou o conteúdo. A guarda de documentos possui trânsito registrado, proteção contra sinistros e conformidade com normas como a LGPD.
Na guarda física da Acervo, cada documento tem seu ciclo controlado pelo cliente. Quando expira o prazo legal, ele pode ser eliminado de forma segura, com certificado. Isso não ocorre em self storages, onde o cliente precisa controlar tudo manualmente.
O armazenamento de documentos precisa seguir critérios técnicos para garantir a conservação e o acesso seguro às informações. Esses locais não oferecem controle rigoroso de poeira, umidade, temperatura ou pragas, o que acelera a deterioração do papel e coloca em risco a integridade documental.
Além disso, a ausência de estantes próprias para guarda documental compromete a ventilação entre os volumes e facilita deformações físicas, dificultando o manuseio e o rastreamento.
Na Acervo, o armazenamento de documentos acontece em estruturas desenvolvidas exclusivamente para essa finalidade. Os ambientes são monitorados, climatizados e equipados com estantes técnicas que mantêm os arquivos em condições ideais, conforme normas de conservação e legislação vigente.
Com uma estrutura física profissional, sua empresa protege seu acervo, garante conformidade legal e otimiza o acesso às informações quando necessário
Em alguns casos, o self storage pode ser uma solução provisória, como durante uma reforma ou na transferência de sede. Mas ele não é recomendado para empresas que
Para essas situações, a guarda física de documentos é a opção mais segura, inteligente e estratégica.
A Acervo oferece uma solução completa e inteligente para a gestão documental de empresas que operam em ambientes regulados, exigem conformidade com a LGPD e buscam eficiência operacional.
Nosso processo abrange desde a coleta segura dos documentos até sua triagem técnica, tratamento arquivístico, indexação digital e guarda em ambientes seguros, com acesso monitorado. Para suas mídias, possuímos uma Sala Cofre que ajuda a preservar e aumentar a vida útil de todos os itens.
A digitalização de documentos é feita com rigor e pode ser integrada a sistemas de GED, possibilitando acesso remoto com rapidez e segurança.
Empresas que optam pela Acervo não apenas otimizam espaço físico em suas unidades de negócio em Santa Catarina e na região metropolitana de Porto Alegre: também ganham em agilidade, economia de recursos, rastreabilidade e redução de riscos jurídicos.
Ao contrário do self storage, que limita o acesso à informação e transfere toda a responsabilidade de organização ao cliente, a Acervo atua como parceira estratégica, transformando o arquivo físico em um ativo consultável, rastreável e seguro.
Entre em contato com a equipe da Acervo e conheça um plano sob medida para sua empresa. Aproveite para conferir também outros artigos que podem te interessar e acesse nosso e-book gratuito com check list de preparação para auditorias!
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