Você já parou para pensar nos riscos de manter documentos importantes em locais sem muito cuidado? A umidade, o calor e o tempo são inimigos dos documentos físicos, , pois quando menos se espera as informações podem se perder.
É por isso que a conservação de documentos se tornou uma preocupação de muitas empresas que lidam diariamente com contratos, registros contábeis, históricos de clientes, entre outros arquivos.
Neste artigo, você vai entender como funciona esse processo, qual a diferença entre conservação e preservação de documentos, e por que investir na digitalização de documentos. Vamos lá?
A conservação de documentos é a principal maneira para evitar a deterioração de arquivos físicos. Ou seja, ela ajuda a criar um ambiente ideal para que os documentos permaneçam íntegros pelo maior tempo possível.
Esse tipo de cuidado é fundamental para empresas que precisam manter registros legais por longos períodos, como prontuários, notas fiscais e laudos técnicos. Os ambientes com variações de temperatura, exposição à luz solar direta e má ventilação comprometem seriamente a integridade dos arquivos.
As empresas especializadas na conservação de documentos aplicam técnicas como controle de umidade, uso de mobiliários apropriados, higienização dos papéis e até encapsulamento de folhas frágeis. Tudo isso evita que esses registros se tornem ilegíveis ou inutilizáveis.
Você deve saber que os documentos em papel correm alguns riscos. O primeiro deles é a umidade excessiva, que facilmente provoca o surgimento de fungos e mofo. Outro fator é a exposição à luz solar direta, que gera aquele aspecto amarelado ao papel, tornando-o mais frágil.
O manuseio frequente de documentos, a poeira, e os ataques de pragas como traças e baratas também são situações que diminuem a vida útil dos arquivos.
Por mais que sejam parecidos, a conservação e preservação de documentos têm significados diferentes quando o assunto é gestão documental.
A conservação, como explicamos, tem foco em evitar danos físicos. Já a preservação é referente a todas as tarefas aplicadas para manter o acesso e a integridade dos documentos ao longo do tempo. Isso inclui rotinas de controle, auditoria, inventário, digitalização e capacitação de equipes responsáveis pelo acervo.
Enquanto a conservação lida com o cuidado físico direto, a preservação de documentos abrange também o planejamento e a continuidade dessas ações. É um trabalho mais amplo, que necessita de políticas internas, protocolos de manipulação e até mesmo a escolha de empresas que oferecem suporte especializado para isso.
Agora que você já sabe mais sobre preservação e conservação de documentos, veja uma lista de medidas muito úteis para manter suas informações em papel protegidas:
A boa conservação de documentos é fundamental para a gestão empresarial, pois protege as informações do seu negócio contra perdas e deterioração. As técnicas que citamos anteriormente ajudam na preservação de documentos, sendo acessíveis por muitos anos.
Com o avanço tecnológico, a integração entre a guarda física e a digitalização de documentos oferece soluções completas para empresas de todos os portes. A Acervo combina métodos tradicionais de conservação com tecnologias modernas de digitalização.
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