A validade dos documentos digitalizados é primordial para garantir que processos internos e negociações sejam consolidadas com segurança jurídica para ambas as partes.
Entretanto, muitas empresas firmam contratos por meios digitais sem saberem que, na verdade, eles não estão assegurados pela lei.
Afinal, desde março de 2020, o Decreto nº 10.278 otimizou a maneira como documentos digitais e físicos podem ser tratados, modernizando a legislação com critérios objetivos importantes.
Pensando nisso, a Acervo Gestão Documental criou este artigo para ajudar você a operar com tranquilidade a sua gestão digital de documentos.
Entenda a seguir quais os critérios para a validade de documentos digitalizados de acordo com a lei, e como você pode obedecê-los!
A validade de documentos digitalizados está condicionada à observação minuciosa do Decreto 10.278 de 2020, que alterou a legislação de 2012 e 2019 relacionada à digitalização de documentos públicos ou privados.
Desse momento em diante, a lei estabeleceu critérios objetivos para que a validade dos documentos digitalizados fosse assegurada.
Aliás, o disposto se aplica a todo documento físico digitalizado que seja produzido por pessoas jurídicas de direito público ou privado, além de pessoas naturais.
Entretanto, é importante frisar que a regulamentação não inclui os documentos produzidos originalmente em formato digital, referentes à operações e transações no sistema financeiro nacional, microfilme, documentos audiovisuais, de identificação ou de porte obrigatório.
Em suma, os critérios gerais de digitalização de documentos físicos preveem:
Já para a digitalização que envolva entidades públicas, ainda há algumas regras adicionais.
Confira em mais detalhes cada um dos critérios!
Para garantir a validade dos documentos digitalizados, a lei exige que sejam cumpridas providências básicas de integridade.
Portanto, é necessário que o documento esteja assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil (autenticidade), e o documento digitalizado seja idêntico ao original, em suporte físico (papel).
Esse critério exige que seja possível visualizar a cronologia do documento, através dos processos internos e sistema informatizado para armazená-lo e digitalizá-lo.
Para tanto, vale a pena contar com um sistema confiável de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), como o Acervo CloudFile.
Desse modo, após digitalizar os documentos de maneira profissional, atendendo ao critério anterior, é possível com o Acervo CloudFile:
A lei em vigor também exige que padrões técnicos mínimos sejam considerados à rigor para garantir a validade dos documentos digitalizados.
Dentre os padrões técnicos básicos exigidos em geral, estão:
A confidencialidade dos documentos, quando aplicável, deve ser garantida através do armazenamento seguro e acesso restrito às informações digitalizadas.
Desse modo, é importante contar com um sistema confiável e seguro de GED baseado em nuvem, capaz de atender às normativas.
Por outro lado, a confidencialidade também é um critério imprescindível para manter a empresa que trata dados em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), evitando sanções e multas.
A interoperabilidade entre sistemas informatizados faz referência à capacidade de dois sistemas trabalharem integrados.
Em outras palavras, a digitalização de documentos deve permitir a leitura e armazenamento em uma extensão de arquivo única como PDF/A.
Assim, o arquivo é sempre reproduzido da mesma forma com a qual foi salva.
A validade jurídica de documentos digitalizados é fundamental para garantir segurança nos processos internos da empresa.
Hoje, você conheceu conosco os critérios para contar com essa validade dos documentos digitalizados:
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