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Qual é o formato correto de documentos digitais?

A digitalização de documentos já se tornou um processo essencial para garantir inúmeras vantagens na gestão documental, incluindo economia de espaços, menores gastos com o consumo de papel, acesso facilitado às informações necessárias e maior organização de forma geral.

Ainda que não seja recomendado e não tenha a mesma garantia de qualidade, a digitalização é um processo que pode ser feito por conta própria. Neste cenário, a dúvida mais comum entre a maioria das pessoas diz respeito ao formato correto de documentos digitais.

Afinal, com a infinidade de extensões de arquivos disponíveis, muitas vezes fica difícil saber qual é o ideal, aquele que faz com que os documentos fiquem completamente legíveis e não percam em nada a qualidade do original físico.

Foi pensando nessa dúvida e dificuldade comum que a Acervo preparou este texto. Abaixo, você poderá ver qual é o formato correto de documentos digitais. Através de uma lista com os tipos mais recorrentes, nós mostramos todos os cuidados que você precisa ter. Continue a leitura e entenda!

Formato correto de documentos digitais

Textos sem ilustração

Para os textos sem ilustração, eles devem ser digitalizados em preto e branco. O formato mais indicado é o PDF/A, criado pela Adobe para garantir o arquivamento de longo prazo.

A resolução, por sua vez, deve ser de pelo menos 300 dpi.

Textos com ilustração ou coloridos

Enquanto os textos sem ilustração devem ser em preto e branco, os textos com ilustração precisam ser em escala de cinza. O restante se mantém igual ao anterior, ou seja, no formato PDF/A e com resolução mínima de 300 dpi.

Já os textos coloridos devem usar a escala RGB, mais uma vez mantendo o formato PDF/A e os 300 dpi de resolução.

Fotografias e cartazes

Optamos por incluir as fotografias e cartazes no mesmo item pois as configurações de ambos são as mesmas. A escala de cores também deve ser a RGB, enquanto a resolução acompanha a dos anteriores, com o mínimo de 300 dpi.

O que muda aqui é o formato dos arquivos. Enquanto os anteriores devem ser em PDF/A, as fotografias e cartazes exigem o formato PNG.

Plantas e mapas

Assim como no caso anterior, juntamos as plantas e mapas porque eles compartilham as mesmas características de formato correto de documentos digitais. Esses documentos seguem a cor dos textos sem ilustração, devendo ser em preto e branco.

O formato é o PNG e a resolução precisa ser maior que todos os anteriores, alcançando o mínimo de 600 dpi. 

Por que é importante garantir o formato correto de documentos digitais?

Pronto! Agora você já sabe qual é o formato correto de documentos digitais para fazer uma digitalização adequada. Mas, afinal de contas, por que se importar tanto com o formato? As informações contidas não são o ponto mais importante?

Bom, por mais que realmente sejam, é preciso garantir que elas possam ser lidas por qualquer um, independente do dispositivo em que estejam.

Além disso, deve-se também seguir o Decreto nº 10.278/2020, que trata da validade jurídica de documentos digitais. É este decreto, publicado pelo Governo Federal há pouco mais de um ano, que estabelece todos esses dados que trouxemos acima.

Na prática, isso significa que seus documentos digitais devem estar completamente em ordem para que tenham validade jurídica. Caso contrário, eles não valem de nada — apenas consulta interna.

E é justamente por isso que é tão importante garantir que a digitalização seja feita da forma correta, preferencialmente com o auxílio de uma empresa especializada no assunto, como é o caso da Acervo.

Nós trabalhamos com a digitalização de documentos há mais de duas décadas, e estamos prontos para garantir que sua empresa obtenha todos os benefícios dos documentos digitais, assim como a validade jurídica dos mesmos.

Quer garantir o formato correto de documentos digitais e não correr nenhum tipo de risco? Então entre em contato conosco hoje mesmo!

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