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Saiba por quanto tempo guardar os documentos contábeis

Quando tratamos de documentos, os escritórios contábeis fazem parte das empresas que mais produzem papel diariamente. Notas fiscais, recibos de pagamentos dos clientes e extratos bancários são apenas alguns dos documentos gerados e que se acumulam com o tempo dentro do setor.

Todos eles contêm informações importantes e que precisam ser armazenadas de forma correta para evitar extravios, perdas, danos ao documento e, principalmente, facilitar o acesso em caso de solicitação. Para isso, a guarda de documentos contábeis precisa ser estabelecida, tendo como um dos seus benefícios o aumento da produtividade.

Caso a guarda de documentos contábeis seja feita de forma desorganizada, a empresa ou escritório terá como consequência diversos prejuízos, entre eles a insatisfação do cliente e o vazamento de informações. No pior cenário, uma situação como essa pode causar, inclusive, processos judiciais.

O armazenamento de documentos contábeis é um tema que gera muitas dúvidas. Uma das mais comuns é: por quanto tempo é necessário guardar os documentos contábeis? Como sabemos, todos eles têm um tempo determinado para guarda, porém o prazo exato nem sempre é de conhecimento de todos.

Por isso que, para responder essa questão, a Acervo preparou esse texto. Vamos explicar a partir de uma lista o prazo para armazenamento dos principais documentos contábeis. Confira abaixo!

Principais prazos para guarda de documentos contábeis

Documentos Municipais

Nota Fiscal de Serviço 5 anos 
Fatura de Serviço 5 anos 
Livro de Registro de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFs)5 anos 
Documentos em Geral 5 anos 
Pagamento de ISS 5 anos 

Documentos Estaduais

ICMS5 anos 
Despacho de Transporte 5 anos 
Cupom Fiscal Emitido por ECF 5 anos 
Manifesto de Carga 5 anos 
Nota Fiscal de Serviços de Transporte 5 anos 
Nota Fiscal de Venda ao Consumidor 5 anos 
Livro de Registro de Inventário 5 anos 
Livro de Registros de Apuração de IPI 5 anos 
Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A5 anos 
Livro de Registro de Entradas e Saídas 5 anos 

Documentos Federais

Termo de Rescisão de CT2 anos 
Pedido de Demissão 2 anos 
Aviso Prévio 2 anos 
Livro de Atas (CIPA) 5 anos 
Livros de Escrituração Fiscal/Comercial5 anos 
Controles de Ponto 5 anos 
DIRPF 5 anos 
PIS/COFINS5 anos 
Folha de Pagamento 10 anos 
Recibos de pagamento de 13º10 anos 
Guia de Previdência Social10 anos 
Guia de Recolhimento do FGTS 30 anos 
Contrato de Trabalho Indeterminado 
Livro ou ficha de colaborador Indeterminado 

Vale ressaltar que os documentos contábeis são inúmeros e que aqui escolhemos apenas alguns para mostrar o tempo de guarda. No entanto, para garantir que os documentos estejam arquivados de forma segura é importante contar com o auxílio de uma empresa especializada no assunto, assim como a Acervo.

Terceirizar esse tipo de serviço é a garantia na segurança do armazenamento, funcionários qualificados para cuidar de cada detalhe das informações e espaço adequado para preservação.

Há 26 anos a Acervo oferece o serviço de gerenciamento de informação com o objetivo de otimizar as tomadas de decisões e agilizar as tarefas diárias dentro das empresas e órgãos públicos. 


Seu escritório ou empresa precisa dos serviços de guarda de documentos contábeis? Que tal contar com ajuda da Acervo? Siga nosso Facebook e saiba mais informações sobre as soluções!

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