Quando o assunto é documentos, poucos setores são tão produtivos quanto o jurídico. E, mais do que uma questão de quantidade, os documentos jurídicos são conhecidos por sua importância, uma vez que acordos, processos, procurações, contratos, dentre outros, são a base para qualquer advogado ou escritório de advocacia.
Por essa razão, a gestão de documentos jurídicos exige cuidados específicos. Todas as informações devem ser resguardadas e estarem disponíveis a qualquer momento. Além disso, os documentos do setor jurídico são passíveis de sigilo, sendo necessária atenção redobrada.
Quer tornar a gestão de documentos jurídicos mais eficiente em seu escritório? A Acervo preparou uma série de dicas e informações para ajudar você.
Antes de falarmos mais sobre a gestão dos documentos em si, vamos conhecer alguns dos principais documentos jurídicos:
Agora, vamos analisar os passos para uma gestão mais eficiente dos documentos produzidos em seu escritório ou setor jurídico.
O primeiro ponto importante é o local de armazenamento. No caso dos documentos físicos, o espaço deve ser adequado para preservar a documentação. Já para os documentos digitais, é necessário tomar vários cuidados para que eles estejam acessíveis e seguros.
É válido lembrar que a digitalização dos documentos não prescinde, necessariamente, que eles sejam armazenados também fisicamente. Por isso, é fundamental que você siga as recomendações de guarda e o ciclo de vida dos documentos.
Sabendo onde os documentos serão armazenados, é hora de pensar quais serão armazenados e por quanto tempo. Esses critérios devem ser baseados na Tabela de Temporalidade dos Documentos.
Conforme o tipo de documento e as necessidades específicas do seu escritório, é preciso fazer uma tabela com o tempo que cada documento deverá ser guardado e qual será a sua destinação passado esse período. Documentos que forem considerados desnecessários devem ser corretamente eliminados.
O terceiro aspecto diz respeito à classificação dos documentos, ou seja, à organização conforme data, tipo ou localização, dentre outros critérios. A ideia é que toda a documentação possa ser facilmente localizada e acessada quando for necessária.
O ideal é que esse processo seja feito por um arquivista. Assim, os documentos serão classificados de maneira a agilizar a utilização posterior.
Com a validade legal dos documentos eletrônicos, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, incluindo os jurídicos, se tornou uma realidade. A tecnologia, portanto, pode ser uma grande aliada dos escritórios de advocacia.
Além da possibilidade de digitalização dos documentos, muitos deles podem ser gerados de forma eletrônica, como é o caso de alguns contratos. Com a inserção da documentação em um software de gestão, o controle se torna mais eficiente e rápido, além de haver total segurança.
O último ponto talvez seja o mais importante: o gerenciamento de documentos jurídicos exige tempo, pessoal qualificado, espaço e investimento. Assim, a contratação de uma empresa terceirizada otimiza os processos, reduzindo custos. A Acervo é referência na gestão de documentos, com décadas de experiência. Por isso, convidamos você a conhecer em nosso site todos os serviços disponíveis para que o seu escritório de advocacia não perca mais nenhum documento.
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