Escolher empresa especializada em arquivo de documentos em Porto Alegre é a escolha mais produtiva para empresas que buscam aliar gestão documental e produtividade.
Além disso, investir em uma empresa especializada em gestão de documentos libera o espaço físico da empresa para atividades mais produtivas.
Entretanto, isso tudo pode ocorrer com uma solução capaz de garantir sua inviolabilidade e rápida recuperação da informação.
Desse modo, é possível prevenir vazamentos de informações, aumentar a produtividade do negócio e garantir agilidade no dia a dia do trabalho em Porto Alegre.
Quer entender melhor por que contratar um serviço de gestão documental de excelência, quais vantagens impactarão o seu negócio e as consequências de não fazê-la?
Então continue conosco neste artigo da Acervo.
Contratar uma empresa especializada em arquivo de documentos em Porto Alegre é um investimento estratégico para otimizar seus processos internos, garantir a segurança das informações e focar nas atividades essenciais do seu negócio.
Nesse sentido, a Acervo é uma empresa especializada capaz de fazer a diferença para o sucesso do seu negócio.
Através de soluções inteligentes em gestão documental, fomos capazes de otimizar a produtividade de empresas de todo o Brasil, e podemos fazer o mesmo por você.
Somamos mais de 3 décadas de experiência, mais de 500 mil caixas armazenadas em locais totalmente seguros, 10 milhões de documentos no Acervo Cloudfile e 100 milhões de documentos digitalizados.
Entenda mais sobre nossas soluções em gestão de documentos agora:
Agora que você já conhece nossas soluções, entenda quais vantagens você aproveita contando com a mais adequada para o seu negócio!
Possuir um arquivo de documentos interno pode custar mais caro do que você imagina.
Basta refletir sobre o custo do m² do imóvel, além de outros custos fixos relacionados para mantê-lo.
Por outro lado, é preciso também considerar a atividade produtiva que poderia se dar no local do arquivo.
Afinal, sabemos como são custosos os pontos comerciais para alugar em Porto Alegre, e portanto, a atividade produtiva é crucial para a saúde da empresa.
Nesse sentido, a empresa especializada em arquivo de documentos em Porto Alegre é fundamental.
A correta gestão documental promove um aumento significativo na produtividade da empresa.
Isso porque através das técnicas de arquivologia empregadas pela empresa especializada em arquivo de documentos em Porto Alegre, é possível:
Segundo dados recentes divulgados no relatório da Verizon, cerca de 74% das violações de dados decorrem da falha humana.
Desse modo, além da praticidade e produtividade no negócio, a gestão documental com uma empresa sólida no mercado, como a Acervo, também previne falhas graves ocasionadas pela eventual imperícia.
Aliás, tais falhas podem significar prejuízos capazes de comprometer a operação da própria empresa, senão a sua imagem empresarial, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Por isso, contamos com uma robusta sala-cofre, com vigilância 24h e toda a infraestrutura lógica e operacional para conservar documentos físicos com absoluta segurança.
As consequências da má gestão de documentos podem ser avassaladoras, comprometendo até mesmo a operação da empresa e sua imagem perante todos os stakeholders.
Por isso, é essencial conhecer e compreender os impactos que uma gestão inadequada pode ter e a importância de adotar práticas eficientes, evitando erros graves.
Veja a seguir as principais consequências da má gestão de documentos!
Se um documento importante é perdido, ou mesmo extraviado, isso significa retrabalho.
Em outras palavras, o colaborador responsável deverá pausar outras atividades produtivas para refazer o documento, o que compromete sua eficiência operacional.
Geralmente, o arquivo da empresa é gerido por um profissional que também desempenha outras funções importantes no organismo empresarial.
Ou seja, sua realocação para refazer o documento torna seu trabalho momentaneamente improdutivo.
Entretanto, conforme a frequência da perda de documentos aumenta, pouco a pouco, o retrabalho produz verdadeiros prejuízos.
Já com uma empresa especializada em arquivo de documentos em Porto Alegre, por exemplo, todo o fluxo de produção e armazenamento de documentos é seguro e mapeado.
A má gestão de documentos também pode levar a outra perigosa consequência: a da desconformidade com a lei, e regulamentações em geral.
O documento físico ou digital é um suporte para uma informação relevante para o negócio, e pode conter dados pessoais sensíveis.
Tais dados são protegidos por leis e regulamentos específicos, como no caso brasileiro, da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Entretanto, caso o seu negócio colha dados em outros países, como aqueles pertencentes à União Europeia, aplica-se a GDPR (General Data Protection Regulation).
É crucial avaliar a operação da empresa, a maneira como capta, processa e armazena os dados pessoais dos seus clientes, alinhando-se às tendências e boas práticas de privacidade de dados na internet.
Nesse sentido, a falta de controle sobre a retenção adequada de documentos, a privacidade dos dados e a proteção de informações sensíveis pode resultar em violações de conformidade.
Consequentemente, isso pode acarretar em processos legais, multas significativas e danos irreversíveis à reputação da organização.
A perda de dados estratégicos para a empresa pode produzir prejuízos incalculáveis.
Nesse sentido, vale mencionar a pesquisa do SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas).
De acordo com a pesquisa ”CAUSA MORTIS: o sucesso e o fracasso das empresas nos primeiros 5 anos de vida”, que entrevistou 1.846 sócios-proprietários e ex-sócios proprietários, as principais razões para o fracasso são:
1. Falta de planejamento prévio;
2. Gestão empresarial;
3. Comportamento empreendedor.
Desse modo, a conservação de dados estratégicos se destaca.
Isso porque perder informações estratégicas para a empresa, como faturamento, estoque, contratos, ou documentos trabalhistas, pode trazer prejuízos financeiros, inviabilizar negócios e impedir a análise de dados.
Essa última consequência da má gestão de documentos, aliás, merece especial atenção.
Afinal, através da ciência de dados, é possível ter insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas.
Por meio da análise de dados, é possível identificar padrões, tendências e correlações, otimizar processos, entender o comportamento do cliente e até mesmo fazer previsões assertivas.
Ao utilizar técnicas estatísticas e algoritmos de aprendizado de máquina, a ciência de dados embasa as decisões da empresa, reduzindo a incerteza e aumentando as chances de sucesso.
Além disso, ela permite identificar ineficiências nos processos internos e melhorar a eficiência operacional, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
Mas para tudo isso, é preciso que se garanta o acesso às fontes primárias da informação: os documentos estratégicos.
A saúde financeira de uma empresa pode ser severamente afetada pela má gestão de documentos.
Isso porque há documentos fiscais e similares cuja guarda é obrigatória, com um prazo mínimo para isso previsto em lei.
Desse modo, caso o documento seja perdido ou eliminado antes do tempo, a empresa estará passível de sanções legais que podem impactar drasticamente a sua saúde financeira.
Por outro lado, a perda de documentos institucionais pode inviabilizar oportunidades de negócio lucrativas, impedindo o aumento do faturamento da empresa.
Este artigo foi útil para você?
Então se você não quer sofrer as consequências da má gestão de documentos, conte com a Acervo para transformar o arquivo da sua empresa: clique aqui e entre em contato!
Desenvolvido e Otimizado por WEBI
