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5 erros de gestão documental mais comuns

Mesmo tendo inquestionável importância, muitas empresas não dão a devida atenção à sua gestão de documentos. Em função disso, existem alguns erros que ocorrem com uma certa frequência; e eles podem acabar sendo altamente prejudiciais. Neste texto, a Acervo mostra 5 dos erros de gestão documental mais comuns do mercado.

Sabendo quais são esses erros e mais detalhes a respeito deles, você poderá se antecipar e evitar que eles aconteçam na sua empresa. Continue a leitura e confira!

Conheça 5 erros de gestão documental

1. Não armazenar os documentos corretamente

Quando o assunto são documentos físicos, a organização no momento de guardá-los é algo indispensável. Afinal, não podemos esquecer que o grande princípio da gestão documental é facilitar a recuperação das informações.

Quando os documentos não são armazenados corretamente, não têm divisão de categorias e não podem ser facilmente localizados pelos colaboradores que precisam deles, um tempo precioso da empresa acaba sendo perdido sem necessidade.

2. Não ter uma divisão por setores

Uma parte fundamental da organização e do armazenamento correto de documentos são as divisões por setores. Empresas grandes costumam ter uma boa quantidade de áreas, o que normalmente inclui administrativo, comercial, RH, financeiro, marketing, produção e outros.

Todos esses setores produzem documentos; no entanto, eles lidam com tipos diferentes de arquivos. Para que não haja nenhuma confusão e erros de gestão documental possam ser evitados, a divisão por setores não deve ser dispensada.

3. Não investir em tecnologia

Por diversas razões, muitas empresas são resistentes ao uso de novas tecnologias. Porém, é preciso ter em mente que isso pode ser prejudicial a elas mesmas. Afinal, novos métodos surgem justamente para facilitar processos e aumentar a produtividade da empresa de uma forma geral.

Algumas soluções tecnológicas — como a digitalização de documentos, por exemplo — são ótimas formas de reduzir o consumo de papel, economizar espaço físico e contribuir para a segurança das informações de posse da organização.

4. Depender apenas dos documentos físicos

E falando em digitalização de documentos… Atualmente, é seguro dizer que os documentos físicos estão quase se tornando obsoletos. Documentos digitais, sejam eles digitalizados ou nato-digitais, estão tendo uma presença cada vez maior em empresas de segmentos entre os mais diversos.

E isso faz muito sentido. Ao digitalizar os arquivos e utilizar um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), todos os processos ficam muito mais fáceis. Localizar as informações necessárias é algo que passa a ser muito prático; basta ter como acessar qualquer dispositivo eletrônico com internet e entrar no sistema mediante usuário e senha.

5. Não ter uma política de gestão documental

O último dos erros de gestão documental que nós trouxemos está, provavelmente, entre os mais graves. Para que todos os erros que citamos acima sejam evitados e as boas práticas sejam o padrão, é preciso que a empresa possua uma política de gestão documental.

A partir dela, todos os colaboradores saberão qual é a forma correta de lidar com os dados da empresa. Com isso, adota-se um padrão que faz a roda girar, deixando os processos documentais da organização práticos, rápidos e eficientes.

E você, identificou algum desses erros de gestão documental na sua empresa? Talvez seja hora de contar com o auxílio de uma empresa especializada no assunto. Entre em contato com a Acervo hoje mesmo, conheça nossas soluções e veja o que podemos fazer por você!

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