Prazos de guarda de documentos podem ser o pesadelo de arquivos desestruturados, com processos indefinidos e documentação sem destinação correta.
Entretanto, mais do que um desconforto visual, a falta de observância dos prazos de guarda dos documentos pode trazer sérios prejuízos e incômodos às empresas.
Quer entender melhor e evitar inconvenientes e até mesmo problemas de ordem judicial?
Então continue lendo abaixo e conheça os principais prazos de guarda de documentos que você precisa levar em conta!
Conhecer os prazos de guarda de documentos é fundamental para evitar desconfortos no dia a dia do trabalho.
Afinal, ao longo dos dias, semanas e meses, a produção orgânica dos documentos – se não organizada – dificulta o acesso rápido a documentos cruciais e de frequente recuperação.
Nesse sentido, o saldo final costuma ser o desperdício de tempo produzindo, em detrimento da procura de documentos institucionais, por exemplo.
Já em outros casos, como no prazo de guarda de documentos trabalhistas e previdenciários, a inobservância pode custar processos dispendiosos à empresa.
Isso porque, documentos como esses, são de guarda obrigatória determinada tanto na Constituição Federal de 1988, quanto em leis, regulamentos infraconstitucionais e jurisprudência.
Os documentos trabalhistas são todos aqueles que versam sobre a relação de trabalho existente entre contratante e colaborador.
Eles podem ser solicitados por órgãos fiscalizadores, ou para fins de processos impetrados contra a empresa por antigo empregado.
Segundo texto da lei, o contratante ou empregador é ”a empresa, individual ou coletiva, que, assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço” (art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho).
Já o empregado é a ”[…] pessoa física que prestar serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário” (art. 3º da Consolidação das Leis do Trabalho).
Desse modo, são alguns prazos de guarda para o empregado:
Já quanto ao empregador, são alguns dos principais prazos de guarda de documentos trabalhistas:
Em geral, os documentos fiscais devem ser guardados por cinco anos.
Isso ocorre por determinação do Código Tributário Nacional, o qual dita ao Fisco (Receita Federal), esse prazo para solicitar a apresentação dos documentos.
Em casos como esse, caso a empresa não tenha a posse dos documentos, ela motivará uma autuação do órgão fiscalizador.
Nesse sentido, são alguns exemplos de documentos fiscais o DCTF, FIA, IPTU e IPVA.
Os prazos de guarda de documentos também se estendem aos imóveis.
Por isso, conheça agora os principais prazos de guarda para documentos de imóveis:
Entretanto, é importante pontuar que os prazos podem variar conforme a instituição ou empresa, seja por questões técnicas, ou regulações específicas.
Por isso, é imprescindível contar com uma inteligente gestão documental, lançando mão de recursos tecnológicos, ciclo de vida dos documentos e muito mais.
Isso é, recursos e mão-de-obra qualificada para classificar, armazenar e gerir tanto o arquivo físico, quanto o digital, como a Acervo – desde 1993, referência de excelência em gestão documental.
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