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Como escolher a empresa responsável pela sua gestão documental?

Toda a empresa deve encarar o fato de que a gestão documental, por mais complicada que possa parecer, deve ser devidamente acertada em algum momento. Existe um mar de benefícios, tanto processuais quanto organizacionais, em arquivar, indexar e manusear documentos da melhor forma possível.

A segurança dos dados de clientes, trabalhadores e da própria empresa é outra grande vantagem com uma gestão documental adequada, limitando o risco de vazamentos em caso de arquivos documentais desorganizados ou na contratação de empresas inexperientes no ofício de gestão documental.

Considerando a insegurança que muitos contratantes têm ao comerciar os serviços de empresas de gestão documental, nós da Acervo decidimos compilar os principais parâmetros que devem ser levados em consideração na hora de escolher a melhor empresa para gerenciar os documentos da sua empresa — sejam eles físicos ou digitais.

Achou o que procurava? Então acompanhe conosco!

Boa leitura!

O que é gestão documental?

A gestão documental pode ser definida como uma grande área composta por diversas metodologias e demandas específicas para o arquivo, preservação, segurança, indexação e manuseio de documentos — e podendo ser ainda mais nichado, dependendo se a aplicação do método de gestão documental é feita em um meio acadêmico ou corporativo.

A escolha da metodologia quase sempre dependerá das necessidades materiais dos documentos da empresa. Por exemplo, toda a empresa tem algum tipo de arquivo documental para guardar todos os documentos importantes da empresa em um lugar só, geralmente em forma impressa.

Levando o tamanho da empresa e seus recursos em consideração, o departamento de RH (Recursos Humanos) e a gerência podem julgar mais apropriado que uma empresa de gestão de arquivos, com uma infraestrutura maior e mais complexa, seja contratada para dar todo o cuidado e manutenção necessários para a preservação de documentos.

Porém, na medida em que as tecnologias são desenvolvidas, o mercado se desenvolve em conjunto. E aí entra a GED (Gestão Eletrônica de Documentos), ou simplesmente a digitalização de documentos que podem ser subsequentemente arquivados em nuvem ou em servidores locais, devidamente criptografados e seguros.

Dessa forma, cada metodologia de gestão de documentos dependerá do porte, recursos e espaço da sua empresa. Entretanto, recomenda-se que toda a empresa adote uma metodologia mista, geralmente combinando os arquivos físicos (locais e externos) a GED, visando aumentar a segurança e as redundâncias dos documentos em caso de perda de arquivos.

Características que uma empresa de gestão documental deve ter

Tendo explicado como algumas das principais metodologias de gestão documental funcionam, devemos olhar agora para a postura necessária das empresas que entregam esse tipo de serviço, olhando desde a conduta profissional até a qualidade dos serviços entregues.

1. Cumprimento de conformidades

O pleno cumprimento de compliances (ou conformidades, no português) é indispensável para as operações de qualquer empresa, mas vale em dobro para companhias prestadoras de serviços de gestão documental, uma vez que devem atender a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) para ter um mínimo de credibilidade no mercado e poder oferecer um serviço de qualidade.

As conformidades servem como base para que a estrutura geral da empresa contratada seja a mais eficiente, confiável e segura possível, possibilitando que o acesso aos dados por parte de funcionários da empresa contratante seja o mais eficiente possível, sem risco de erros que acarretam na perda ou vazamento de documentos.

2. Equipamentos modernos para segurança e sincronização de dados

Um dos maiores perigos que acometem as empresas é a perda de documentos sensíveis para as operações da companhia como um todo. 

Perda ou vazamento de dados pessoais de membros das equipes, dados de clientes, números do caixa da empresa… Comprometimentos como esses podem muito bem falir uma empresa se não houverem backups instaurados e em operação.

Por extensão, espera-se também que a empresa contratada atenda às exigências do cliente, implementando medidas adicionais de segurança como autenticação de 2 ou 3 fatores, e o estabelecimento de uma hierarquia de acesso, para que cada funcionário tenha um escopo de acesso específico baseado em suas funções e responsabilidades.

3. Um exímio atendimento ao cliente

“Melhor prevenir do que remediar” é um ditado que ressoa muito bem no meio de gestão de documentos, mas sabemos também que mesmo com todas as medidas de segurança explicitadas acima, ainda há margem para erros.

E quando eles ocorrem, a ação para corrigi-los deve ser ágil e precisa, e o principal fator que influencia nessas características é um bom atendimento ao cliente oferecido pelas empresas de gestão documental, que pode garantir que o cliente seja notificado o quanto antes de qualquer contratempo e possa trabalhar em conjunto com a empresa contratada para solucionar o ocorrido.

Entretanto, o atendimento é apenas uma face da moeda, pois depende de um talentoso e bem estruturado time de arquivistas e de TI para que os problemas sejam identificados o quanto antes, tanto na modalidade de gestão documental física quanto digital.

Talvez a parte mais complicada de todo esse processo não seja entender o que é a gestão documental ou o que uma empresa que preste esse serviço deve oferecer, mas sim encontrar uma empresa comprometida com o cumprimento de todas as características listadas acima. 

E a Acervo é, sem dúvida, uma delas.

Nosso escopo de soluções é um dos mais amplos e completos do mercado, com serviços que vão desde digitalização e guarda física de documentos, até microfilmagem e a organização de arquivos. Então não deixe de visitar nosso site e entrar em contato conosco! Até breve!

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