Você sabia que a desorganização dos arquivos empresariais pode gerar um grande problema na sua empresa? Nos ambientes corporativos, a agilidade e a segurança de dados são importantes, e manter os documentos organizados vai muito além de simplesmente colocá-los em um lugar.
A falta de um sistema de arquivamento, por exemplo, prejudica a produtividade e gera custos altos internamente. Porém, estamos aqui para te ajudar em relação a isso!
Neste artigo, vamos comentar os 5 principais motivos para fazer a organização de seus arquivos empresariais e melhorar a sua rotina corporativa no dia a dia. Acompanhe!
A preservação do sigilo, juntamente com a segurança das informações, é um dos principais motivos para manter a organização dos arquivos empresariais. Existem documentos que são confidenciais, exigindo maior controle sobre a proteção e armazenamento apenas para pessoas autorizadas.
A partir do momento que você organiza adequadamente os arquivos, cria-se uma barreira para que os documentos não sejam extraviados ou acessados indevidamente. Ou seja, diminui os riscos de vazamento de dados da empresa.
Neste ponto, é importante considerarmos a adoção de normas de segurança documental. Isso significa que é necessário ter um controle de acesso aos documentos, principalmente por meio de sistemas de gestão documental criptografado e de pessoas capacitadas sobre o contato e manuseio de informações sigilosas.
A padronização é um ótimo meio para realizar a gestão dos arquivos empresariais, melhorar a produtividade das pessoas e facilitar o acesso às informações. Os gestores necessitam padronizar os métodos para facilitar a busca dos documentos, pois reduz consideravelmente o tempo gasto nessas consultas.
Além disso, a padronização também ajuda no onboarding de novos colaboradores, pois eles conseguirão encontrar os arquivos com mais rapidez e sem dificuldades.
💡Leia também — Como fazer a localização de documentos de forma fácil e rápida
Os documentos perdidos geram retrabalho e possíveis multas por não haver conformidades com algumas regulamentações. Por isso, manter um sistema de arquivo organizado ajuda a ter uma gestão mais eficiente, o que também diminui a necessidade de armazenamento de documentos desnecessários.
A digitalização, por exemplo, é uma excelente maneira de reduzir custos com papel, impressoras e espaço físico. Ela também facilita a localização dos arquivos empresariais, diminuindo o tempo na busca dos colaboradores.
Depois da pandemia, o modelo de trabalho remoto só cresceu, e com isso a organização dos arquivos empresariais tornou-se uma prioridade. Um bom sistema de gestão documental facilita o dia a dia e o acesso rápido e seguro aos documentos, independente da localização geográfica e do horário dos trabalhadores.
A implantação de um sistema em nuvem para fazer o armazenamento, por exemplo, é uma das melhores soluções atuais. Você pode armazenar arquivos de forma segura, compartilhar documentos e escolher quais colaboradores terão acesso a informações específicas. Tudo isso sem comprometer a preservação de documentos ou a segurança dos dados.
💡Pode ser útil — Como guardar documentos na nuvem?
O último motivo para investir na organização dos arquivos empresariais é o registro histórico. A preservação dos arquivos é importante para auxiliar em decisões futuras, pois, desta forma, a organização tem acesso a registros que podem ajudar em análises estratégicas de longo prazo.
Outro ponto é que, em casos de auditorias ou processos legais, há maior facilidade de acesso e integridade dos documentos para comprovar a conformidade e proteger os reais direitos da empresa.
Viu como a organização dos arquivos empresariais é um investimento que traz diversos benefícios? Melhoria na produtividade, preservação do sigilo e redução de custos são alguns deles.
O investimento em um sistema de gestão documental, como o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) da Acervo, é eficaz para proteger a integridade dos dados e facilitar a operação entre operações presenciais, híbridas ou de home office.
Então, gostou deste conteúdo? Aproveite para conferir mais dicas no blog da Acervo. Até mais!
Desenvolvido e Otimizado por WEBI
