Em meio a uma rotina agitada no dia a dia, muitas empresas sentem dificuldades de encontrar um documento específico, especialmente quando não há uma organização para isso. São diversos documentos acumulados e gavetas cheias, o que resulta em muita perda de tempo na busca. Mas você sabia que a localização de documentos pode ser um processo fácil e rápido?
Através da guarda física de documentos, é possível obter uma ferramenta incrível para otimizar a organização dos seus arquivos e ter acesso imediato a qualquer documento que precisar. Essa é uma forma que milhares de empresas utilizam na rotina corporativa e que você pode utilizar no seu negócio também.
Quer saber como obter uma localização de documentos de um jeito mais simples? Continue a leitura para descobrir!
A organização de documentos é um fator importante para qualquer empresa ou organização. Por isso, a guarda física é uma aliada na gestão eficiente de documentos. A partir do momento que você implementa um sistema organizado de guarda física, a sua empresa consegue manter arquivos e diversos registros de forma acessível e segura. Veja abaixo mais sobre:
Uma localização de documentos feita de forma fácil e rápida ajuda a diminuir significativamente o tempo nas tarefas operacionais. E esse é um dos principais objetivos da guarda física! Com um local de armazenamento bem estruturado, cada documento possui um lugar específico, o que elimina a perda de tempo dos colaboradores. Isso é muito útil para a produtividade de toda a equipe, além de agilizar o atendimento ao cliente.
Outro benefício da guarda física de arquivos é a redução de riscos de danos e perdas. Muitas empresas podem correr o risco de serem afetadas por questões ambientais, como umidade, poeira, fungos ou luz natural direta. Nesse sentido, a recuperação do documento é mais difícil ou impossível. Além disso, o armazenamento feito de forma desorganizada e pouco segura pode aumentar as chances de perda de documentos importantes.
Com a proteção física, além de facilitar a localização de documentos, você aumenta a preservação de diversos registros legais, financeiros e históricos que serão necessários acessá-los no futuro.
As empresas especializadas em guarda física de documentos contam com medidas robustas de segurança, garantindo que os documentos sejam acessados somente por pessoas autorizadas. Isso minimiza possibilidades de vazamento de informações sensíveis e aumenta a proteção de dados.
💡Pode ser útil: Quais são os custos do gerenciamento inadequado de documentos?
Agora que você já sabe a importância, chegou a hora de descobrir como obter uma localização de documentos de uma forma mais prática. Confira:
O primeiro passo é organizar e separar todos os seus documentos físicos de forma lógica. Ou seja, cada documento deve ser identificado com informações chave como departamento, data, assunto, tipo de documento (contrato, nota fiscal, etc) e qualquer outro dado relevante que facilite buscas futuras.
Logo em seguida, recomendamos que opte por uma guarda física terceirizada para realizar a proteção e gestão dos seus documentos físicos. Escolha uma empresa que tenha anos de experiência em guarda de documentos, com colaboradores sérios e competentes, e que possua um ambiente físico extremamente seguro. A Acervo, nesse sentido, é um grande exemplo nisso!
A gestão online é outro fator que você deve considerar durante a localização de documentos na guarda física. Veja se a empresa oferece um sistema para realizar a busca pelo documento desejado, o qual consiga solicitar a coleta física do documento ou receber o documento digitalizado.
💡Leia também: Como arquivar documentos físicos de forma correta?
Para facilitar a rotina das empresas, a Acervo possui o SDoc. Ele é um sistema de gestão de arquivos físicos que facilita a localização de documentos físicos. Com o SDoc, você consegue, de forma online, ter controle do seu arquivo, podendo realizar pesquisas avançadas, solicitar coletas, gerenciar permissões de acessos, emitir relatórios, entre outros. Tudo isso de forma online e com uma interface amigável.
Os clientes da Acervo, além de terem uma guarda física com máxima segurança, também garantem um excelente sistema de localização de documentos, permitindo acessar seus arquivos de qualquer lugar e a qualquer momento.
Viu como a busca por documentos não precisa ser um processo complicado? Esperamos que este conteúdo tenha sido útil para você.
Aproveite para conferir mais conteúdos no blog da Acervo. Até a próxima!
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