O aumento do trabalho remoto resultou em várias mudanças na forma como as empresas operam. Uma das áreas que necessitou se adaptar foi a gestão e organização de documentos. Com colaboradores trabalhando em diferentes cidades, regiões e países, garantir que todos tenham acesso aos documentos tornou-se um grande desafio.
Afinal, como organizar todos os documentos? Qual a melhor forma de armazená-los em lugares seguros? Como garantir a privacidade de dados sensíveis? Essas são algumas das principais dúvidas.
Neste artigo, a Acervo mostrará quais são os desafios da organização de documentos no trabalho remoto e apresentará soluções práticas para melhorar o acesso, a segurança e outros fatores para garantir a eficiência e produtividade no trabalho à distância. Acompanhe!
Muitos gestores enfrentam desafios na hora de organizar os documentos para garantir um bom acesso remoto, principalmente no que se refere à segurança, padronização, colaboração e armazenamento. Confira abaixo mais sobre:
Com diversos colaboradores em diferentes locais, garantir que todos tenham acesso aos documentos é um dos maiores desafios. O acesso descentralizado resulta em perda de tempo e dificuldade na localização de arquivos importantes. Isso gera vários problemas de controle de privacidade e obstáculos na hora de procurar por documentos mais recentes e versões atualizadas.
A segurança também é uma preocupação na organização de documentos no trabalho remoto. Há diversos arquivos com informações confidenciais que precisam ser protegidas contra acessos não autorizados, perda ou ataques cibernéticos. Devido ao alto fluxo de compartilhamento de documentos online, existe mais vulnerabilidade, exigindo medidas de segurança sofisticadas.
A falta de um padrão para nomeação e armazenamento de arquivos pode levar à desorganização e à perda de tempo na busca por documentos específicos. Sem um sistema padronizado, os colaboradores sentem dificuldades em encontrar os arquivos que precisam, o que prejudica a produtividade.
A gestão de capacidade de armazenamento é um fator importante para evitar problemas de espaço insuficiente e backup dos dados. O uso de soluções em nuvem ajudam a otimizar o armazenamento e evitam a necessidade de investimento em infraestrutura local.
A colaboração rápida e em tempo real é essencial para o trabalho remoto. A falta de ferramentas adequadas prejudica a eficiência, principalmente porque nem todas as soluções de organização de documentos possuem edição simultânea de arquivos.
Por mais que existam vários desafios na organização de documentos no trabalho remoto, saiba que há soluções eficazes que unem tecnologia, treinamento e boas práticas. Veja:
Um sistema de gerenciamento de documentos é uma ferramenta que permite centralizar o acesso, garantir segurança, padronizar a organização e facilitar a colaboração em documentos. Existem diversas opções desse tipo de sistema no mercado, tanto em versões gratuitas quanto pagas, com diferentes funcionalidades e níveis de segurança.
Para que a implementação do sistema de organização de documentos seja eficiente, você necessita treinar os colaboradores para que possam utilizar a ferramenta de forma eficiente. Esse treinamento deve conter as funcionalidades do sistema, as políticas de organização de documentos e as melhores práticas para a colaboração.
Nesse sentido, você mesmo pode fazer esse treinamento ou contratar uma pessoa especializada no assunto. Workshops, tutoriais e materiais de apoio online podem facilitar a adaptação dos colaboradores ao novo sistema.
Estabelecer políticas claras de organização e armazenamento de documentos é essencial para manter a organização de documentos a longo prazo. A Política de Gestão Documental deve definir diretrizes para:
Para garantir a segurança dos dados e evitar a perda de informações valiosas, é importante implementar um sistema de backup regular e automático. O backup deve ser armazenado em um local seguro e acessível, separado do local de armazenamento primário. Dessa forma, caso haja algum problema com o sistema principal, os dados ainda estarão protegidos.
Essas três são soluções em nuvem, ou seja, não estarão alocadas em uma máquina física na sua empresa. E existem muitas vantagens nisso, especialmente para o trabalho remoto:
Entenda que investir em uma boa organização de documentos traz muitos benefícios para a sua empresa e para os colaboradores. Quanto mais organizado é, mais produtivo todos serão. Seguindo esse pensamento, confira abaixo as principais vantagens de implementar esse processo organizacional:
Os colaboradores conseguem encontrar os documentos rapidamente, sem gastar muito tempo nessa tarefa. Basta procurar por uma nomenclatura ou categoria e em poucos segundos terão acesso ao arquivo.
O custo de impressão pode se tornar caro a partir da quantidade diária de documentos impressos e armazenados localmente. Por outro lado, os documentos digitais e o armazenamento em nuvem ajudam a reduzir custos de impressão e os gastos com papel.
As soluções de organização de documentos online contam com diversos mecanismos de segurança. Isso permite definir níveis de acesso a arquivos específicos, o que garante mais segurança e confidencialidade a informações sensíveis.
A política de organização e armazenamento de documentos reduz o risco de duplicidade de arquivos e a perda de informações importantes.
Viu como a organização de documentos na era do trabalho é importante?
Adotar soluções de organização de arquivos, como o Acervo CloudFile, é uma ação inteligente e essencial para aumentar a produtividade dos colaboradores e a gestão da empresa como um todo. A centralização do acesso e a segurança avançada desse sistema, por exemplo, proporcionam um ambiente de trabalho mais eficiente e seguro.
Invista em sistemas de gerenciamento eficientes, treine a sua equipe e utilize tecnologias de nuvem para superar os desafios.
Então, gostou deste conteúdo? Aproveite para conferir mais conteúdos no blog da Acervo. Até a próxima!
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