Você conhece os benefícios que a inteligência artificial pode trazer para a gestão de documentos, sejam eles físicos ou eletrônicos? ? Muitas empresas sentem dificuldades de organizar arquivos, principalmente pelo alto volume de informações, mas com o uso da IA é possível melhorar a produtividade e reduzir custos em seu negócio.
Neste artigo, a Acervo vai comentar como os gestores utilizam essa tecnologia e quais são as principais vantagens da inteligência artificial aplicada na área empresarial. Acompanhe a leitura!
A IA na gestão de documentos fornece diversas vantagens para empresas de todos os portes, abrangendo desde a captura de dados até a classificação e organização de arquivos. Isso porque essa solução utiliza algoritmos avançados para fazer todo o processamento e análise de documentos.
Mas antes que a inteligência artificial seja usada na gestão, é necessário realizar a organização e digitalização dos documentos físicos. Essa etapa é conduzida por profissionais especializados em gestão documental. A Acervo, por exemplo, é uma referência nesse tipo de serviço, garantindo que todo o processo seja feito com eficiência e precisão.
E o que a IA faz após a digitalização? Ela atua como uma assistente automatizada para capturar dados, identificar informações e indexar de maneira organizada.
Nesse sentido, podemos resumir as principais funcionalidades da inteligência artificial aplicada na gestão de documentos em:
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Agora que você já sabe como a IA atua na gestão documental nas empresas, está na hora de descobrir as principais vantagens dela. Veja:
Esse é um dos maiores benefícios da IA. Ela consegue reduzir o tempo gasto durante a busca por documentos. A partir do momento que os arquivos estão bem organizados e indexados, os seus colaboradores conseguem localizar as informações em poucos segundos.
Sabemos que os processos manuais geram eventuais falhas. É algo natural. Porém, a gestão de documentos com IA minimiza esses erros, ou seja, faz com que as informações importantes sejam capturadas e classificadas corretamente.
A inteligência artificial aplicada na gestão de documentos também é ótima para analisar e validar informações. Isso é muito vantajoso quando é necessário verificar muitos dados, aprovar contratos e analisar relatórios financeiros.
Outro benefício da IA na gestão documental é a diminuição dos custos. Ao automatizar tarefas que são repetitivas, a empresa consegue economizar dinheiro. Além disso, a redução do uso de papel também elimina alguns gastos adicionais.
As IAs possuem sistemas robustos de criptografias e controle de acesso, sendo possível proteger informações confidenciais contra acessos não autorizados. Outro ponto é que a IA também consegue identificar padrões incomuns que podem indicar tentativas de violação de segurança.
Como vimos até aqui, a inteligência artificial aplicada na gestão de documentos é uma ferramenta muito boa que traz muitos benefícios para as empresas. Desde a melhoria na produtividade até a redução de custos, a IA facilita a vida das pessoas ao lidarem com informações no ambiente corporativo.
Se você deseja saber mais informações sobre gestão documental e tecnologias avançadas associadas à área, acesse agora mesmo o blog da Acervo. Temos muitos conteúdos sobre esses assuntos que podem ajudar na organização e processos da sua empresa.
Esperamos que este artigo tenha lhe ajudado. Até mais!
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