A gestão documental é um pilar importantíssimo para qualquer empresa, principalmente na era digital. Com as informações sendo compartilhadas rapidamente, saber organizar e recuperar documentos é fundamental. E aqui entra um grande ponto: você sabe o que significa indexação de documentos?
Esse processo ajuda diretamente na otimização do fluxo de trabalho, pois permite que alguns documentos específicos sejam encontrados em poucos segundos.
Neste artigo, a Acervo explicará o que significa indexação, a sua importância e os principais benefícios no mundo empresarial. Confira!
A indexação é um processo que consiste na identificação e categorização de documentos, a fim de facilitar o armazenamento e a recuperação. Na prática, são atribuídas palavras-chave, títulos, datas ou números de identificação para facilitar a busca.
De uma forma mais clara, o que significa indexação é criar um “mapa” que guia as pessoas diretamente para as informações que procuram. Assim, não é necessário perder tempo em buscas demoradas e complexas.
Além disso, vale a pena informar que a indexação não é somente a atribuição de palavras-chave, números, entre outros. Ela possui todo um sistema inteligente de classificação que considera o conteúdo, o contexto e a relevância de cada documento para a organização.
Com a indexação, você ou sua equipe eliminam diversas horas durante buscas manuais por documentos em armários ou pastas, e passam a realizar buscas diretamente em um sistema eletrônico, de forma mais rápida e inteligente.
A indexação de documentos é imprescindível para toda empresa que deseja melhorar o gerenciamento de informações. Ela e a digitalização de documentos andam juntas, porém se não existe indexação, a digitalização perde boa parte do seu sentido, já que a localização de um arquivo se tornará uma tarefa tão difícil quanto buscar um documento em um armário repleto de pastas.
Todas as empresas que utilizam esses recursos têm uma vantagem competitiva, pois elas investem em garantir mais agilidade no dia a dia. Desse modo, melhora a tomada de decisão e os dados não são perdidos ou esquecidos.
Agora que você já sabe o que significa indexação, vamos entender os principais benefícios dela para a sua empresa. Veja:
Esse é um dos maiores benefícios da indexação. Com um sistema bem implementado, as pessoas podem localizar documentos em segundos, utilizando palavras-chave, datas e outros critérios.
Isso economiza tempo e aumenta a produtividade dos colaboradores, pois conseguem responder rapidamente a solicitações internas e externas. Quanto mais organizados estiverem os arquivos, maior será a rapidez na localização da informação.
A implementação da indexação aumenta o nível de segurança das informações armazenadas. É possível categorizar documentos com base em critérios específicos e permitir o acesso somente para pessoas autorizadas.
Além disso, o uso de sistemas de gerenciamento eletrônicos de documentos, como o GED, e publicação, digitalização e total controle de seus arquivos e documentos via Internet, como o Sistema Cloufile, ambos da Acervo, garantem que todas as informações estejam protegidas contra perdas físicas, como incêndios ou inundações.
💡Leia também — Dicas para facilitar a gestão eletrônica de documentos na sua empresa
Então, conseguiu entender o que significa indexação para a gestão documental? É um processo fundamental para aumentar a eficiência, segurança e agilidade no gerenciamento de informações.
Se você gostou deste conteúdo, aproveite para conferir mais dicas no blog da Acervo. Até a próxima!
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