A segurança jurídica é muito importante para qualquer negócio. Ela te ajuda a aumentar a proteção legal da sua empresa, a qual fornece mais tranquilidade a longo prazo. A guarda de documentos, por exemplo, está totalmente atrelada a ela.
A proteção legal de uma grande empresa depende da organização e preservação dos seus registros. Mas você sabe quais empresas se beneficiam com essa prática?
Neste artigo, a Acervo vai explicar como a guarda de documentos está diretamente ligada à segurança jurídica e quais tipos de negócios precisam estar atentos a essa proteção. Veja a seguir!
A segurança jurídica é uma certeza de que uma empresa está agindo em conformidade com as leis e regulamentos. De modo mais claro, isso significa que as empresas podem operar com a confiança de que suas ações, baseadas nas leis e regulamentos vigentes, serão respeitadas e não sofrerão alterações retroativas prejudiciais.
Essa proteção evita problemas como multas, processos judiciais e até a perda de credibilidade no mercado.
O ponto principal aqui é prevenção. Todas as empresas que investem em segurança jurídica estão se preparando para o futuro. E sabe qual é a melhor forma de garantir essa proteção? Por meio da guarda de documentos.
Você pode estar se perguntando: o que a guarda de documentos tem a ver com a segurança jurídica? A resposta é simples: a gestão documental eficiente é um pilar fundamental para garantir a proteção legal da sua empresa.
Quando uma empresa guarda adequadamente seus documentos, ela se previne contra perdas de informação, o que a torna mais eficiente no momento de apresentar provas em situações de litígio. Além disso, seguir a legislação vigente sobre o tempo de retenção de documentos é um fator-chave para evitar penalidades.
Existem muitos motivos, mas os principais são:
Podemos adiantar que são todas, mas existem algumas que se destacam, principalmente na hora de garantir segurança jurídica. Veja:
Os bancos, cooperativas de crédito e outras instituições financeiras lidam diariamente com uma enorme quantidade de informações sensíveis. Aqui, a guarda de documentos é indispensável para ter segurança jurídica.
Desde contratos de empréstimo até registros de transações, a gestão documental protege tanto a instituição quanto seus clientes, ou seja, garante conformidade com as normas do Banco Central e outros órgãos reguladores.
Os hospitais, clínicas e operadoras de planos de saúde precisam lidar com prontuários médicos, resultados de exames e registros de procedimentos. Nesse sentido, necessitam de uma guarda de documentos para lidar com o grande volume de informações.
Além de cumprir com regulamentações específicas do setor, como a LGPD na área da saúde, a gestão desses documentos protege tanto os profissionais quanto os pacientes em casos de processos por erro médico ou questionamentos sobre tratamentos.
O setor de construção civil também trabalha com vários documentos, seja plantas arquitetônicas, alvarás de construção, contratos com fornecedores, registros de segurança do trabalho, entre outros. Ter segurança jurídica atrelada a tudo isso é indispensável.
Em casos de litígios sobre defeitos estruturais ou questões trabalhistas, ter acesso rápido e organizado a essa documentação é decisivo para proteger a empresa legalmente.
As empresas de logística também precisam documentar de maneira correta as transações e movimentações de mercadorias, além de contratos com clientes e fornecedores.
A guarda de documentos nesse setor evita complicações legais em caso de perda de produtos ou problemas com entregas. Manter esses registros adequadamente preserva a segurança jurídica, já que, em uma disputa, a documentação será a principal prova de boa-fé.
💡 Leia também — Documentos empresariais: quais são os tipos?
Então, conseguiu entender a relação da segurança jurídica com a guarda de documentos? Para saber mais detalhes sobre esse serviço, recomendamos a leitura do e-book Guarda de Documentos, da Acervo.
Nesse guia gratuito, você conseguirá compreender mais detalhes sobre a guarda de documentos e as 5 principais vantagens para sua empresa.
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