Documentos fiscais são registros que comprovam operações comerciais entre empresas e seus clientes.
Eles são emitidos e armazenados por um período determinado por lei e podem ser exigidos em fiscalizações.
Esses documentos são importantes para manter a regularidade fiscal da empresa, uma vez que sua falta ou inconsistência pode gerar multas e até mesmo embates judiciais.
Além disso, eles permitem que o empresário tenha controle sobre suas operações, o que ajuda na gestão do negócio.
Dentre os tipos de documentos fiscais mais comuns estão:
Agora que já esclarecemos o que são esses documentos, entenda exatamente por que você deveria fazer a sua guarda!
Fazer a guarda de documentos fiscais é essencial para evitar punições do fisco, gerenciar com maior eficiência as contas da empresa, e muito mais.
Confira agora algumas das principais razões para fazer sua guarda hoje mesmo!
A legislação tributária brasileira determina a obrigatoriedade de guardar documentos de origem fiscal.
Segundo o Código Tributário Nacional (CTN), Lei nº 5.172/1966, os livros e documentos fiscais devem ser mantidos pelo prazo de 5 anos, contados a partir do encerramento do exercício em que foram emitidos.
A falta de cumprimento desta obrigação pode resultar em sanções fiscais e multas.
É importante ressaltar que os documentos fiscais são essenciais para a comprovação de operações comerciais.
Dentre os documentos de natureza fiscal que devem ser guardados, estão as:
Todos esses documentos devem ser organizados de forma a permitir a fácil localização e acesso em caso de necessidade.
A guarda desses documentos é essencial para comprovar a realização de operações comerciais e prestação de serviços.
Esses documentos de natureza fiscal, tais como notas fiscais, faturas e recibos, podem ser utilizados como prova em casos de litígios fiscais ou judiciais.
É importante destacar que a falta desses documentos pode resultar em penalidades fiscais e multas.
Nesse sentido, a Lei nº 5.172/1966 (Código Tributário Nacional – CTN) estabelece a obrigatoriedade de conservar os documentos de origem fiscal por um período mínimo de 5 anos a partir do encerramento do exercício em que se deu a emissão.
Os órgãos competentes, como a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda, têm o direito de fiscalizar as operações e documentos de natureza fiscal das empresas.
Ou seja, a falta da guarda dos documentos necessários pode resultar em autuações e penalidades.
Além disso, o não cumprimento das obrigações fiscais pode levar à exclusão do Simples Nacional e à inabilitação da empresa para licitações públicas.
A guarda de documentos de origem fiscal pode contribuir significativamente para uma gestão comercial estratégica.
Por meio da análise desses documentos, é possível obter informações valiosas sobre o desempenho da empresa, como o:
Ao integrar a guarda de documentos fiscais a sistemas de Business Intelligence, é possível extrair insights relevantes que podem direcionar as decisões estratégicas da empresa.
Por exemplo, a análise do volume de vendas por região pode indicar oportunidades de expansão geográfica ou ajustes no mix de produtos de acordo com as preferências dos consumidores.
Além disso, a análise da rentabilidade dos produtos ou serviços pode ajudar na identificação de gargalos na cadeia produtiva, permitindo a adoção de medidas para redução de custos e aumento da eficiência.
No artigo de hoje da Acervo, excelência em gestão documental, você conferiu o que são documentos fiscais, e as razões pelas quais fazer a sua guarda é fundamental.
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