Você sabia que a perda de documentos é um grande desafio para empresas de todos os tamanhos? Por mais que pareça ser um problema comum, essa situação gera prejuízos para a segurança, as finanças e a gestão das informações
Existem alguns motivos para que essa perda de documentos aconteça. Desde questões relacionadas à organização ineficiente até falhas tecnológicas, essas causas de perdas vão além do armazenamento físico. E para evitar esses riscos, é importante identificar as principais razões.
Neste artigo, a Acervo te ajudará a identificar os principais pontos de vulnerabilidade no armazenamento de documentos e entender como proteger as informações da sua empresa. Continue a leitura para saber mais!
A perda de documentos acontece por vários motivos. Cada empresa tem suas particularidades que aumentam a probabilidade de perder informações importantes. Abaixo, separamos os principais motivos para que isso aconteça.
Um dos maiores problemas é a falta de organização no armazenamento físico. Geralmente, os arquivos são guardados sem critérios ou em locais inapropriados, o que torna difícil a localização e aumenta o risco de extravio.
Muitas vezes, a ausência de um responsável pela gestão documental contribui para essa situação. Sem um profissional ou setor dedicado, os documentos circulam sem controle.
Muitas empresas mantêm os documentos em um ambiente sem controle de temperatura, umidade e exposição solar. Essas condições são propícias para acelerar a degradação, o que é mais um grande problema.
Os documentos guardados em locais úmidos podem pegar mofo e comprometer a qualidade do papel. Já os arquivos expostos à luz solar sofrem descoloração e fragilização, prejudicando a legibilidade em poucos anos.
A digitalização de documentos é uma solução essencial para mitigar riscos de perda. Porém, algumas organizações não possuem sistemas de backup digital. Isso é um problema imenso, pois deixam informações importantes vulneráveis a falhas tecnológicas.
Os computadores sem proteção contra vírus e falta de políticas claras de armazenamento em nuvem podem gerar a perda irreparável de documentos. Um simples problema de hardware compromete anos de registros importantes para o negócio.
Incêndios, inundações ou outros desastres naturais comprometem completamente o acervo documental de uma empresa. Sem estratégias de proteção, uma única ocorrência pode causar a perda total de informações históricas.
A falta de capacitação dos profissionais para lidar com documentos importantes também representa um risco para a empresa. Essa falta de treinamento adequado sobre gestão documental leva a erros graves de manuseio e armazenamento.
Os colaboradores precisam entender a importância de cada tipo de documento e ter consciência dos melhores procedimentos de preservação e arquivamento.
💡 Leia também — Como arquivar documentos físicos da forma correta?
Para que você evite a perda de documentos, é necessário investir em soluções profissionais e seguras. A Acervo oferece serviços especializados para proteger as informações da sua empresa, como digitalização de documentos e guarda física de documentos.
A digitalização transforma arquivos físicos em digitais. O processo segue normas rigorosas, como a Lei nº 12.682/2012, que regulamenta a autenticidade dos documentos digitalizados.
Com a Acervo, sua empresa conta com uma equipe qualificada para realizar o processo de forma segura.
Para documentos que precisam ser mantidos no formato original, a guarda física é uma solução eficiente. A Acervo oferece infraestrutura de alto padrão, com salas-cofre climatizadas e acesso controlado por biometria.
Esses serviços garantem a preservação da história da sua empresa e tornam mais fácil a localização de informações importantes.
Conforme vimos até aqui, há vários motivos para que aconteça a perda de documentos em uma organização. Entretanto, você consegue evitar essas situações desagradáveis com a ajuda da Acervo.
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