Entender como arquivar documentos físicos corretamente, isso é, com método, pode poupar tempo e dinheiro para o seu negócio, sabia?
De acordo com uma pesquisa realizada pela PwC, gestores perdem cerca de 1 mês por ano buscando documentos. E não para por aí.
Pelo menos 66% das informações armazenadas pelas companhias são obsoletas, gerando um verdadeiro caos à organização, que não consegue sequer visualizar o estado atual do seu arquivo.
Por isso, se você não quer que esses números façam parte da sua realidade profissional, continue conosco neste artigo da Acervo.
Hoje, você entenderá como arquivar documentos físicos corretamente, seus benefícios e como uma empresa terceirizada pode fazer a diferença na sua gestão documental!
Documentos físicos são registros escritos ou impressos em papel, que contêm informações relevantes para a organização, armazenamento e consulta.
Em outras palavras, trata-se da informação registrada em um suporte físico.
Por isso, também se pode dizer que são os documentos tangíveis, ou seja, que você pode tocar – diferentemente dos documentos digitais.
Eles podem ser gerados em diversas áreas e setores, tais como:
O armazenamento correto desses documentos físicos é fundamental para garantir a integridade das informações, evitando perdas ou extravios que possam prejudicar a operação do negócio.
Afinal, pense o seguinte: você perdeu a única via do contrato que agora é necessário para executar um direito, como o pagamento de multa da outra parte.
E agora, como comprovar esse direito?
Mas como você já entendeu o que são documentos físicos, é hora de conhecer os benefícios de arquivá-los da maneira correta!
Arquivar documentos físicos corretamente é uma tarefa crucial para qualquer empresa, pois ajuda a garantir a segurança das informações, a organização e a velocidade dos processos.
Além disso, pode evitar possíveis problemas jurídicos e financeiros no futuro.
Nesse sentido, decidimos elucidar os principais benefícios de arquivar documentos físicos corretamente, que você confere a seguir:
Vale lembrar que esses benefícios estão diretamente relacionados à forma como os documentos são arquivados.
A utilização de técnicas adequadas de arquivamento, como o uso de pastas, caixas e etiquetas identificadoras, pode ser fundamental para alcançar esses resultados.
Além disso, para garantir que os documentos estejam seguros e protegidos, é importante escolher um local adequado para o armazenamento.
Esse local deve ser seco, limpo e protegido de possíveis danos.
Nesse sentido, vale a pena considerar a contratação de uma empresa especializada em gestão documental.
A Acervo contempla toda a infraestrutura necessária para arquivar os documentos físicos do seu negócio com excelência.
Mas se você quer descobrir como arquivar documentos físicos corretamente agora mesmo, confira nossas dicas a seguir!
Descubra como arquivar documentos físicos e evite que seu negócio não seja prejudicado pela desorganização do seu arquivo!
Para arquivar documentos físicos corretamente, o primeiro passo é identificar todos os documentos que precisam ser arquivados.
Isso inclui qualquer tipo de documento que a empresa utilize no seu dia a dia, como contratos, recibos, notas fiscais, relatórios, entre outros.
É importante que cada documento seja claramente identificado com informações como data, título e número de referência, para que seja fácil localizá-lo posteriormente.
Uma opção para auxiliar na identificação dos documentos é utilizar códigos de barras ou etiquetas de identificação, que facilitam a organização e localização dos arquivos.
Depois de identificar os documentos, o próximo passo é categorizá-los de forma estratégica e organizada.
Isso envolve agrupar os documentos em categorias ou pastas específicas, de acordo com a sua finalidade e importância.
Algumas dicas para categorizar os documentos:
Seguindo essas dicas, você poderá categorizar os documentos de forma mais eficiente e evitará a perda ou extravio dos mesmos.
É importante ressaltar que a categorização deve ser uma tarefa constante e sistemática, para garantir que novos documentos sejam arquivados corretamente e em suas respectivas pastas.
Depois de identificar e categorizar os documentos, é preciso escolher a forma de arquivamento mais adequada para cada um deles.
Existem diversas opções disponíveis, como pastas suspensas, caixas-arquivo, arquivos de metal, estantes e armários.
Para escolher a melhor opção, é importante considerar alguns fatores, como:
Uma das opções mais populares para arquivamento de documentos é o uso de caixas arquivos, que permitem a organização de documentos em ordem alfabética, cronológica ou temática.
Já para documentos mais volumosos, as caixas-arquivo e os arquivos de metal são boas opções.
Além disso, as estantes e armários são úteis para arquivar uma grande quantidade de documentos e protegê-los contra poeira, umidade e outros fatores externos.
Documentos devidamente identificados, categorizados e com a forma de arquivamento escolhida?
Então é hora de uma etapa primordial quando o assunto é como arquivar documentos físicos: a organização.
Para organizar seus documentos físicos da melhor forma, observe os passos a seguir!
Assim que concluir esta etapa, é hora de prosseguir ao próximo passo: o armazenamento correto dos documentos!
O armazenamento adequado é fundamental para a conservação dos documentos físicos.
Para garantir que eles estejam protegidos, acessíveis e conservados, é necessário escolher o local correto e utilizar materiais apropriados.
Entretanto, é importante lembrar que diferentes tipos de documentos podem exigir diferentes métodos de armazenamento, dependendo de suas características e finalidades.
Algumas dicas para armazenar documentos físicos corretamente são:
Armazenou os documentos físicos? Então vamos para o último passo!
Se você possui uma grande quantidade de documentos e precisa de um serviço de arquivamento mais sofisticado, a contratação de uma empresa especializada em gestão documental é a sua melhor solução.
Afinal, assim é possível contar com a experiência e as ferramentas necessárias para gerenciar seus documentos de maneira mais eficiente e segura.
Nesse sentido, a Acervo é uma das principais opções no mercado brasileiro de gestão documental, e já transformou a realidade de empresas em todo o país.
Com 30 anos de experiência, a empresa possui uma equipe altamente qualificada e toda a infraestrutura física necessária para garantir a segurança e a confidencialidade de seus documentos.
Com as solução da Acervo em guarda física de documentos, você ganha:
Portanto, hoje, você conferiu o que são documentos físicos, quais os benefícios do seu correto arquivamento e como arquivá-los da maneira certa em 6 passos:
Este artigo foi útil para você?
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