Quando o assunto é documentos, há sempre alguns cuidados que devem ser tomados. Mesmo processos simples podem demandar atenção para que as informações estejam devidamente preservadas. Esse é o caso da listagem de eliminação de documentos.
Você pode nem imaginar, porém a destinação de documentação que não tem relevância para sua empresa ou organização segue uma série de procedimentos.
Nesse sentido, a listagem de eliminação de documentos é pensada para garantir que dados relevantes estejam resguardados mesmo após a eliminação segura de um documento. Quer entender melhor? Continue lendo este texto.
Inicialmente, é preciso entender o que é a eliminação segura de documentos. Afinal, quando os documentos podem ser eliminados? Como é feito esse procedimento?
Todo documento deve ser guardado em conformidade com os prazos estabelecidos pelas normativas e com a tabela de temporalidade de sua empresa. E não se engane, esse período pode ser bem maior do que você pensa. Confira em nosso blog os prazos para guarda de documentos contábeis, trabalhistas e fiscais.
Findo o ciclo de vida desses documentos, é preciso proceder à eliminação correta. Isso dependerá do suporte em que se encontra o documento, mas é fundamental que as informações ali contidas sejam preservadas, sobretudo aquelas que dizem respeito a outras pessoas.
É por isso que falamos em eliminação segura dos documentos. O ideal é que essa atividade seja realizada por uma empresa de gestão documental, para que não sejam cometidos equívocos. A Acervo pode ser sua aliada nesse processo!
Além das etapas descritas acima, outra conduta que integra a destinação é a listagem de eliminação de documentos.
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, ela se refere à “Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente. Também chamada lista de eliminação”.
A função da listagem de eliminação de documentos, portanto, é registrar as informações dos documentos que serão eliminados. Assim, mesmo que os documentos não existam mais, é possível ter acesso a algumas informações sobre eles e, principalmente, os motivos para a eliminação.
As informações contidas na listagem podem variar de acordo com a sua organização e necessidades específicas. Porém, algumas delas são mais frequentes, tais como:
Pode soar estranho, mas a eliminação de documentos gera um outro documento, bem como novas informações que devem ser geridas de forma segura. Assim, você pode notar que esse processo não é nada simples!
Por tudo isso, é importante contar com a ajuda de uma empresa com experiência na guarda de documentos, como a Acervo. Só assim você tem a garantia de que a eliminação dos documentos será feita de forma correta.
A Acervo atua no setor de gestão documental há quase 30 anos, tem mais de 350 mil caixas de documentos armazenados e cerca de 10 milhões de documentos no Acervo Cloudfile. Tudo isso com uma equipe altamente qualificada para as soluções em guarda de documentos.
Ao contratar os serviços de eliminação segura de documentos da Acervo, conte com toda essa expertise. Veja também as outras soluções que oferecemos para a melhor gestão da documentação de sua empresa!
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