Muitas empresas não dão a devida importância ou simplesmente ignoram a necessidade legal de manter a guarda de documentos fiscais por prazos determinados. O grande risco que correm é descobrir um dia que terão que arcar novamente com contas já pagas, como explica José Maria Alcazar, do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis do Estado de São Paulo (Sescon-SP).
“Se o contribuinte não tem como comprovar um pagamento para o Fisco, é obrigado a recolher novamente o tributo, acrescido de multa de até 20% do valor devido e juros da Taxa Selic”.
E como o volume deste tipo de documento não para de crescer, a tendência é que, sem a adoção de medidas para a preservação de arquivos e adequada guarda de documentos, muitas empresas acabam tendo sérios problemas, incorrendo, por exemplo, em:
Para não correr riscos desnecessário e ser pego de surpresa, vamos listar os prazos necessários para guarda de alguns comprovantes essenciais na rotina de toda empresa.
| DOCUMENTO | PRAZO | LEI |
| Cofins | 10 anos | Lei 8.212 Art 33 Lei Orgânica da Seguridade Social |
| IRPJ | 10 anos | Lei 8.212 Art 33 Lei Orgânica da Seguridade Social |
| Nota Fiscal (Fornecedor, Imobilizado e Venda de Imobilizado) | 5 anos | Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional |
| Nota Fiscal de Saída | 10 anos | Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social |
| PIS – Recolhimento | 10 anos | Lei 2.052/83 Art. 3° e 10°PIS-PASEP |
| IPI / ISSQN / ITR / IPTU / IPVA / ITBI | 5 anos | Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional |
| Livro de Apuração de Lucro Real (Lalur) | 10 anos, a partir do último lançamento | Lei 8.212 Art 46 Lei Orgânica da Seguridade Social |
| Damef (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal) | 5 anos | Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional |
| Contas de água, luz e telefone | 5 anos | Lei 5.172 Art 173 Código Tributário Nacional |
Atentando a estes prazos você também evita de ficar acumulando papelada desnecessária, podendo eliminar o que já está dispensado dos prazos legais.
Para não se perder meio a tanta papelada, é sempre conveniente contar com os serviços de uma empresa especializada em Guarda de Documentos. A Acervo oferece atendimento completo nesta área e libera sua empresa da preocupação de não encontrar aquele comprovante importante de quitação, por exemplo, na hora em que mais precisar.
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