A guarda correta de documentos médico hospitalares é fundamental tanto para otimizar a rotina de trabalho nos ambientes clínicos, facilitando a recuperação de informações, quanto para segurança jurídica da clínica ou hospital.
Para garantir todos os direitos e deveres tanto do paciente quanto das instituições é necessário que sejam aplicadas as leis voltadas para essa área, como por exemplo, a Lei nº 13.787, de 27 de dezembro de 2018.
Essa regulamentação trata especialmente da guarda, do armazenamento e manuseio do prontuário médico do paciente.
Desde então, o processo de digitalização do prontuário de paciente tornou-se imperativo.
Entretanto, a questão é mais complexa do que aparenta: para que os documentos digitalizados substituam os físicos, é necessário cumprir critérios técnicos previstos no regulamento específico.
Por outro lado, a lei também orienta a guarda de alguns documentos médico hospitalares por mais de 20 anos como no caso dos prontuários, mesmo após digitalizados.
De todo modo, entender como fazer a guarda de documentos hospitalares é o primeiro passo para estar em conformidade com a lei, além de evitar problemas graves como a perda de documentos.
Quer entender como fazer a guarda de documentos hospitalares, para garantir que o seu trabalho esteja alinhado com a lei e ainda mais ágil?
Então continue conosco para descobrir!
Porque o sigilo das informações contidas em documentos hospitalares, é um direito das pessoas e um dever das instituições.
Nesse sentido, a relevância da preservação da sua autenticidade e confidencialidade é tamanha, que uma lei específica a regulamenta.
Como vantagem, a guarda correta possibilita uma rápida e fácil recuperação dos documentos e evita períodos improdutivos e longos de busca.
Por outro lado, é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que impõe sobre todas as empresas que coletam, tratam e armazenam dados pessoais sensíveis, a obrigatoriedade de assegurar sua integridade, inviolabilidade e sob solicitação, acesso aos seus titulares.
Desse modo, é direito do titular dos dados pessoais sensíveis, a qualquer tempo, solicitar acesso às suas informações armazenadas na clínica.
Conforme essa lei, o controlador é o responsável por decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
Nesse sentido, caso o controlador não tenha os dados pessoais sensíveis solicitados disponíveis, a autoridade nacional poderá realizar auditoria para verificação de aspectos discriminatórios em tratamento automatizado de dados pessoais.
Por isso, é fundamental saber como fazer a guarda dos documentos hospitalares.
Quer aprender? Então continue lendo a seguir!
Conheça agora as principais alternativas para fazer a correta guarda de documentos hospitalares, evitando problemas e otimizando seu dia a dia administrativo!
A classificação de documentos é primordial para qualquer sistema de gestão documental, seja um arquivo físico ou digital (GED).
Para classificar documentos da maneira correta, é possível proceder às principais maneiras a seguir, como explica Janice Golçalves (1998):
Devido à sua natureza e regulamentações específicas, cada documento hospitalar produzido pode demandar uma guarda de menor ou maior tempo, o que determinará em qual arquivo deverá ser armazenado.
Por isso, é imprescindível mapear o ciclo de vida de cada documento produzido no ambiente hospitalar, a fim de que sua eliminação seja feita no período adequado.
Aliás, para isso é importante observar o próximo passo!
Como vimos, para respeitar o ciclo de documentos é preciso mapear o tempo de guarda de cada documento produzido no dia a dia da rotina hospitalar.
É nesse sentido que a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) se destaca, como uma solução eficiente para organizar os prazos específicos de guarda de cada documento, conforme todas as normas aplicáveis.
Para isso, é preciso listar os documentos conforme sua classificação, identificar seus prazos de arquivamento e, por fim, a destinação final que pode ser a eliminação ou guarda permanente.
Entretanto, esse processo requer conhecimento técnico, profissionais qualificados e tempo.
Por isso, o próximo passo é a melhor maneira de garantir a correta execução dos passos anteriores, e muito mais!
A contratação de uma empresa especializada em gestão documental, como a Acervo, é uma excelente opção para garantir a correta guarda dos seus documentos.
Desse modo, você se preocupa nas atividades mais importantes e produtivas do seu negócio, enquanto ainda dispõe de segurança 24h e acesso rápido aos documentos hospitalares.
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