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As consequências da perda de documentos

Empresas que não possuem boas práticas de gestão documental estão suscetíveis a vários tipos de problemas relacionados. Um deles — que é também um dos mais graves — é a perda de documentos, que pode ser a responsável por consequências desastrosas, muitas delas impactando diretamente a saúde financeira da empresa.

Mas quais são as consequências da perda de documentos? E, ainda mais importante, o que fazer para evitar que esses documentos sejam perdidos? São essas as perguntas que a Acervo responde no texto abaixo.

Continue a leitura e descubra!

Possíveis consequências da perda de documentos

1. Multas

A gestão documental não é apenas um conjunto de práticas que traz benefícios para as empresas; há leis que determinam que certos documentos devem ser armazenados, ou seja, a gestão é algo praticamente obrigatório. Em alguns casos em que os documentos não são devidamente guardados, o Governo pode autuar a empresa.

A consequência? Pagar multas que chegam a ser altíssimas. Para se ter uma ideia, vamos utilizar um exemplo simples: as notas fiscais.

Depois de serem emitidas, elas devem ser armazenadas por pelo menos 5 anos. Em caso de autuação, a multa pode chegar a até mil reais por nota. Imagine o valor se várias notas forem perdidas…

2. Perda de garantias

Como as notas fiscais são o exemplo mais simples de entender — além de serem universais —, vamos continuar com elas. Pense nos casos de certos produtos que podem vir a estragar sem algum motivo aparente. Para que o fornecedor faça a troca ou solucione o problema, o que ele exigirá? Ela mesma: a nota fiscal.

Afinal de contas, como provar que sua empresa realmente adquiriu o produto com ele? Somente a nota é capaz de fazer isso.

Pense que, se você perdê-la, os prejuízos podem ser altos. Se o produto em questão for fundamental para a atuação da empresa, ele deverá ser substituído imediatamente — e você precisará investir um dinheiro fora do planejamento para a compra.

3. Problemas trabalhistas

Ainda que tenhamos utilizado as notas fiscais como exemplo até agora, elas estão longe de ser o único tipo de documento importante para uma empresa. Vamos pensar agora nos documentos dos colaboradores, que podem causar consequências até mais graves.

Pense em uma situação em que determinado documento é extraviado. Se ele conter informações sensíveis do colaborador em questão, ele pode entrar com um processo trabalhista contra a empresa. Se antes isso já era uma possibilidade, agora, com a LGPD, a situação é ainda mais provável.

E, como você deve saber, processos trabalhistas podem resultar em multas astronômicas, além de manchar a imagem da empresa.

Este problema, assim como todos os outros, pode ser facilmente evitado, como explicamos abaixo.

Como evitar a perda de documentos

Viu como as consequências da perda de documentos podem ser graves? Se você quer garantir que isso não aconteça na sua empresa de forma alguma, o melhor que pode fazer é investir em alguma solução de gestão documental — desde uma simples organização até a digitalização de todos os documentos da empresa.

Para qualquer que seja a solução escolhida, saiba que você pode contar com a Acervo! Nós estamos no mercado desde 1993, oferecendo uma gestão documental com segurança e eficácia para cada cliente que escolhe nossos serviços.

Quer saber como nós podemos fazer toda a diferença para a sua empresa? Basta entrar em contato!

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