Empresas que não possuem boas práticas de gestão documental estão suscetíveis a vários tipos de problemas relacionados. Um deles — que é também um dos mais graves — é a perda de documentos, que pode ser a responsável por consequências desastrosas, muitas delas impactando diretamente a saúde financeira da empresa.
Mas quais são as consequências da perda de documentos? E, ainda mais importante, o que fazer para evitar que esses documentos sejam perdidos? São essas as perguntas que a Acervo responde no texto abaixo.
Continue a leitura e descubra!
A gestão documental não é apenas um conjunto de práticas que traz benefícios para as empresas; há leis que determinam que certos documentos devem ser armazenados, ou seja, a gestão é algo praticamente obrigatório. Em alguns casos em que os documentos não são devidamente guardados, o Governo pode autuar a empresa.
A consequência? Pagar multas que chegam a ser altíssimas. Para se ter uma ideia, vamos utilizar um exemplo simples: as notas fiscais.
Depois de serem emitidas, elas devem ser armazenadas por pelo menos 5 anos. Em caso de autuação, a multa pode chegar a até mil reais por nota. Imagine o valor se várias notas forem perdidas…
Como as notas fiscais são o exemplo mais simples de entender — além de serem universais —, vamos continuar com elas. Pense nos casos de certos produtos que podem vir a estragar sem algum motivo aparente. Para que o fornecedor faça a troca ou solucione o problema, o que ele exigirá? Ela mesma: a nota fiscal.
Afinal de contas, como provar que sua empresa realmente adquiriu o produto com ele? Somente a nota é capaz de fazer isso.
Pense que, se você perdê-la, os prejuízos podem ser altos. Se o produto em questão for fundamental para a atuação da empresa, ele deverá ser substituído imediatamente — e você precisará investir um dinheiro fora do planejamento para a compra.
Ainda que tenhamos utilizado as notas fiscais como exemplo até agora, elas estão longe de ser o único tipo de documento importante para uma empresa. Vamos pensar agora nos documentos dos colaboradores, que podem causar consequências até mais graves.
Pense em uma situação em que determinado documento é extraviado. Se ele conter informações sensíveis do colaborador em questão, ele pode entrar com um processo trabalhista contra a empresa. Se antes isso já era uma possibilidade, agora, com a LGPD, a situação é ainda mais provável.
E, como você deve saber, processos trabalhistas podem resultar em multas astronômicas, além de manchar a imagem da empresa.
Este problema, assim como todos os outros, pode ser facilmente evitado, como explicamos abaixo.
Viu como as consequências da perda de documentos podem ser graves? Se você quer garantir que isso não aconteça na sua empresa de forma alguma, o melhor que pode fazer é investir em alguma solução de gestão documental — desde uma simples organização até a digitalização de todos os documentos da empresa.
Para qualquer que seja a solução escolhida, saiba que você pode contar com a Acervo! Nós estamos no mercado desde 1993, oferecendo uma gestão documental com segurança e eficácia para cada cliente que escolhe nossos serviços.
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