Você passa por algumas dificuldades durante a gestão de documentos públicos? Pilhas e mais pilhas de documentos acumulados em almoxarifado, a maioria desorganizados e sem nenhuma padronização de catalogação definida. Essa situação dificulta o acesso a informações e também gera problemas na administração no dia a dia.
E sabe o que é preocupante? Isso é uma realidade presente em centenas de prefeituras pelo Brasil. Existe uma necessidade urgente de políticas públicas pensadas em uma gestão documental eficiente.
Neste artigo, a Acervo vai explicar como tratar os desafios da gestão de documentos públicos, a fim de melhorar a organização, acessibilidade e preservação dos registros. Acompanhe a seguir!
A Lei Complementar nº 101/2000, conhecida como Lei de Responsabilidade Fiscal, estabelece algumas obrigações legais para garantir uma gestão documental eficiente.
Essa lei diz que as administrações públicas devem ter fácil acesso aos documentos que emitem, tanto para o cumprimento correto das normas quanto para subsidiar a criação de novos documentos necessários para a gestão pública.
Além de seguir com a lei, os documentos públicos são indispensáveis para a preservação da história e memória das administrações e das pessoas. Isso porque elas mantêm registradas as ações das gestões, o que é um enorme patrimônio que necessita ser preservado por muito tempo.
Se você lida com documentos no dia a dia, sabe que existem muitos desafios em relação a isso no setor público. Veja se você se identifica com os desafios abaixo:
Esse é o principal desafio enfrentado por repartições públicas. A falta de normas para fazer o arquivamento e a preservação geram fortes dores de cabeça. Não existem políticas definidas, ou seja, não há um passo a passo catalogado de como organizar os documentos. O resultado? Arquivos perdidos, jogados por lugares inadequados e descumprimento de obrigações legais.
Se não existe uma política definida de arquivamento, principalmente em casos de muito volume, há um acúmulo desordenado na gestão. Isso dificulta a procura de registros importantes e aumenta o tempo dos colaboradores, diminuindo totalmente a produtividade dentro da instituição.
Um treinamento de gestão documental é essencial para as prefeituras e secretarias. Alguns servidores não sabem lidar com aspectos específicos de gestão de documentos públicos, podendo gerar um grande problema de eliminar registros importantes.
É válido investir em bons treinamentos sobre organização de documentos, pois só dessa forma é possível superar esse desafio.
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A primeira é a implementação de sistemas de gestão documental. As repartições públicas são obrigadas a inserir sistemas de gestão de documentos para facilitar o trabalho dos colaboradores. Através dessas soluções, todos conseguem fazer a rápida localização e recuperação de documentos, mantendo a plena segurança e integridade das informações.
O uso de tecnologias facilita bastante o dia a dia na gestão, tornando esse processo mais eficiente e produtivo.
A segunda solução é através da Guarda Física de Documentos e também a Guarda de Mídia Física. Elas não substituem os sistemas digitais de gestão, porém são formas de complementar e ajudar na organização dos registros.
Com a guarda física, você consegue liberar espaço em depósitos e almoxarifados, diminuir o tempo nas buscas e garantir maior segurança dos documentos e mídias. Além disso, é totalmente possível integrar um sistema digital com a guarda física, facilitando a gestão de documentos públicos.
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Sabemos que lidar com os desafios da gestão de documentos no setor público é uma tarefa complexa. Mas nada como implementar políticas claras, tecnologias de gestão, capacitar funcionários e contar com uma Guarda Física de Documentos. E, nesse último aspecto, a Acervo pode te ajudar.
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