O ano de 2025 está chegando repleto de oportunidades e novos desafios pela frente. Cada novo ciclo abre portas para atualizar métodos, revisitar processos e otimizar os resultados do seu negócio.
Enquanto muitas empresas focam nas metas financeiras e estratégicas, geralmente, um aspecto fundamental passa despercebido: a gestão de documentos e arquivos. Essa área tem o poder de transformar a agilidade e produtividade de qualquer negócio.
Por isso, se você é dono de um negócio, seja ele pequeno ou grande, 2025 é o momento certo para investir na boa gestão documental. Acompanhe a leitura para descobrir 5 dicas sobre o assunto!
O primeiro passo para fazer uma boa gestão de documentos e arquivos é avaliar cuidadosamente o que já existe.
Você deve verificar quantos documentos há na sua empresa e que não estão organizados; quais tipos de arquivos sua empresa mais utiliza; onde estão alocados os registros mais importantes; entre outros aspectos.
Esse mapeamento inicial ajuda a identificar alguns problemas e pontos de melhoria, além de conseguir ter uma melhor organização em 2025.
Na gestão de documentos e arquivos, é muito válido considerar a conversão de documentos físicos em formatos digitais, principalmente porque é sinônimo de economia de espaço.
Com a digitalização, seu negócio consegue criar um ecossistema de informações acessível, seguro e facilmente recuperável. Além disso, ele ficará mais seguro, pois reduzirá riscos de perda.
Alguns passos práticos para fazer a digitalização:
Já pensou em encontrar qualquer documento em segundos, sem estresse ou perda de tempo? Com uma boa classificação de documentos é totalmente possível!
Você pode categorizar por departamento, classificar em ordem cronológica, indexar por palavras-chave, criar sistemas de tags e metadados e definir níveis de confidencialidade.
Na gestão de documentos e arquivos, tudo isso é uma forma de transformar o caos em ordem, ajudando a tomar decisões mais rápidas e precisas.
No dia a dia empresarial, segurança documental não é luxo, é necessidade. Por isso, coloque o desenvolvimento de políticas robustas de proteção de dados em suas metas para o ano novo.
Nessa política, é fundamental incluir diretrizes sobre controle de acesso, criptografia de documentos sensíveis, backups periódicos, auditoria dos processos e treinamentos constantes dos colaboradores.
As empresas que priorizam a gestão de documentos e arquivos com seriedade conseguem conquistar a confiança de clientes e parceiros.
Em 2025, a tecnologia será uma grande aliada na gestão e organização de documentos e arquivos. Existem soluções muito boas de armazenamento de informações que ajudam a centralizar dados e permitir acessos controlados, sendo que o GED (Gestão Eletrônica de Documentos), da Acervo, é um ótimo exemplo.
O uso da tecnologia reduz a dependência de arquivos físicos e aumenta a produtividade no dia a dia empresarial. Por isso, se você não conta com um sistema focado em gestão documental, repense! Invista em um software confiável para garantir mais rapidez e segurança para sua empresa.
Então, podemos dizer que 2025 é o ano para sua empresa se atualizar e investir na gestão de documentos. Com práticas organizadas e o uso de tecnologia, é totalmente possível melhorar a produtividade, segurança e confiança no mercado.
Não deixe para depois: conheça agora mesmo os serviços da Acervo e veja como as nossas soluções te ajudam a simplificar a gestão de documentos e arquivos. Se surgir qualquer dúvida, entre em contato conosco e comece o ano com o pé direito!
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