A gestão adequada dos documentos administrativos é uma tarefa importante para qualquer empresa. Isso porque cada registro é fundamental para a administração, operação e conformidade legal da organização.
Por outro lado, a falta de uma boa gestão pode resultar em perda de informações, dificuldades em auditorias e até problemas fiscais.
Neste artigo, a Acervo explicará o que são documentos administrativos, os prazos de guarda recomendados e a importância da guarda de documentos. Acompanhe a leitura!
Esses documentos são todos os registros obtidos e utilizados pela empresa durante seu funcionamento. Eles são importantes para a gestão, operação e cumprimento das leis. Os documentos administrativos são os seguintes:
No Brasil, as empresas precisam manter seus documentos administrativos por períodos determinados. Os prazos variam de acordo com o tipo de documentos e as obrigações legais atreladas a ele. Veja mais detalhes abaixo:
As notas fiscais e recibos precisam ser guardados por, no mínimo, 5 anos. Este tempo é ideal para garantir a conformidade durante auditorias fiscais ou outras fiscalizações do governo.
Contratos, registros e folhas de pagamento de colaboradores precisam ser mantidos por até 30 anos. Eles são fundamentais para a proteção dos direitos trabalhistas e previdenciários.
Os balanços patrimoniais, livros contábeis e demonstrações financeiras, que são documentos úteis para disputas jurídicas e consultas, devem ser guardados por 10 anos.
💡Leia também — Conheça os principais prazos de guarda de documentos
A gestão eficiente dos documentos administrativos faz toda a diferença no dia a dia. Manter um sistema de catalogação claro e acessível facilita a localização dos registros quando necessário.
Além disso, fazer o armazenamento adequado dos documentos administrativos, tanto físico quanto digital, diminui as chances de perdas, danos ou acessos de pessoas não autorizadas.
E, claro, realizar o monitoramento dos prazos de guarda ajuda a garantir que a empresa esteja sempre em conformidade com as leis governamentais.
Agora que você já entende o que são e o tempo de armazenamento necessário para manter os documentos administrativos, vale a pena verificar os motivos de guardá-los em uma empresa especializada, como a Acervo:
Empresas especialistas em guarda de documentos, semelhantes a Acervo, utilizam tecnologias para manter a máxima segurança dos registros. Ações de proteção contra perdas, deterioração ou acesso não autorizado são implementados para que nenhuma informação seja vazada ou perdida.
Com a terceirização, é possível focar inteiramente nas atividades principais e estratégicas da sua empresa. Enquanto isso, a guarda de documentos pode realizar, além do trabalho de estocagem, a organização e monitoramento dos itens, caso seja necessário
A empresa não se responsabiliza em monitorar o prazo de guarda de todos os documentos. Isso varia de contrato para contrato. Vai depender do serviço que o cliente contrata.
💡Veja também — Guarda física de documentos: a terceirização é garantia de segurança?
Conforme vimos até aqui, a gestão dos documentos administrativos exige bastante atenção e cuidado. Você deve compreender perfeitamente sobre os prazos de guarda de cada tipo de registro, principalmente para não ter problemas na justiça.
Para isso, conte com uma empresa especializada, como a Acervo, que oferece maior segurança e organização aos seus documentos. É uma forma de ter mais tranquilidade no dia a dia!
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