Entender como fazer a gestão de documentos no escritório de advocacia pode poupar não só tempo, mas dores de cabeça com clientes insatisfeitos, e até mesmo, perante a justiça.
Sabemos que o dia a dia do escritório advocatício costuma produzir uma ampla série de documentos, e nem sempre a gestão documental é considerada nos processos.
O resultado? Documentos jurídicos perdidos, sem facilidade de recuperação, prazos não cumpridos e baixa produtividade.
Por isso, se você quer entender como fugir desse pesadelo, continue conosco aqui, neste artigo da Acervo.
Vamos lá!
A gestão de documentos no escritório de advocacia é de extrema importância por diversos motivos.
Primeiramente, a guarda adequada dos documentos dos clientes é uma obrigação ética e legal dos advogados.
Nesse sentido vai o Código de Ética e Disciplina da OAB (Ordem dos Advogados do Brasil), que em seu artigo 9º afirma:
‘’A conclusão ou desistência da causa, com ou sem a extinção do mandato, obriga o advogado à devolução de bens, valores e documentos recebidos no exercício do mandato, e à pormenorizada prestação de contas, não excluindo outras prestações solicitadas, pelo cliente, a qualquer momento’’.
(Art 9º, Código de Ética e Disciplina da OAB, grifo nosso).
Além disso, uma boa gestão de documentos jurídicos proporciona uma série de benefícios, tais como:
Agora que você já entende a importância da gestão documental no escritório de advocacia, conheça algumas práticas para implementá-la hoje mesmo no seu!
Fazer a sua gestão de documentos no escritório de advocacia pode fazer a diferença para aumentar a produtividade e otimizar seu tempo.
Entenda como aplicar agora mesmo no seu!
Cada documento possui um ciclo de vida, desde a sua criação até a sua eliminação.
E para determiná-lo, é preciso analisar a frequência do uso dos documentos no escritório, e identificar tanto seu valor primário (administrativo), quanto secundário (histórico).
Por isso, segundo a conhecida teoria das três idades, os arquivos devem ser organizados em:
É fundamental identificar as etapas desse ciclo e determinar prazos para a guarda dos documentos, considerando aspectos legais e regulatórios.
Para tanto, é imprescindível criar a sua Tabela de Temporalidade Documental, na qual serão descritos a forma de guarda de diferentes tipos de documentos produzidos internamente, em todos os setores do escritório.
A eliminação dos documentos deve ser realizada de forma planejada e criteriosa.
É necessário ter procedimentos claros para determinar quais documentos podem ser eliminados, de acordo com os prazos estabelecidos, garantindo que não haja riscos legais ou comprometimento das informações dos clientes.
Se você quer focar na produtividade, uma opção excelente é contar com o suporte de uma empresa especializada em gestão documental.
Através do seu auxílio as empresas atuam na organização, digitalização e armazenamento seguro de documentos, proporcionando uma solução eficiente e confiável para o escritório de advocacia.
Nesse sentido, vale a pena contar com a Acervo, com mais de 30 anos de história ajudando negócios a serem mais produtivos através do gerenciamento da informação.
Somos especialistas em tornar você mais produtivo, enquanto organizamos e armazenamos os documentos mais importantes para o seu escritório com total segurança e acessibilidade.
Por isso, já temos mais de 500 mil caixas armazenadas, 100 milhões de documentos digitalizados e 10 milhões de documentos no Acervo Cloudfile, nossa solução de gestão de documentos digital.
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Estabeleça políticas claras de acesso aos documentos, determinando quem tem permissão para visualizar, editar ou excluir os arquivos.
Além disso, adote medidas de segurança, como a utilização de senhas, criptografia e backups regulares, para proteger as informações confidenciais dos clientes.
Em resumo, a gestão de documentos no escritório de advocacia é uma atividade de extrema importância para garantir a organização, segurança e eficiência no tratamento das informações dos clientes.
Seguindo as práticas adequadas, é possível otimizar o acesso às informações, reduzir riscos legais e garantir a confidencialidade das informações.
Se você deseja mais informações sobre como fazer a gestão de documentos do seu escritório de advocacia, entre em contato conosco!
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