Se você é gestor contábil, provavelmente já se perguntou: “quanto tempo devo fazer a guarda de documentos fiscais da empresa?”. É comum ter essa dúvida, principalmente porque a legislação brasileira prevê alguns prazos diferentes para cada tipo de documento.
A guarda adequada dos documentos fiscais e contábeis é importante para manter a segurança jurídica da empresa, além de evitar multas e sanções fiscais.
Neste artigo, vamos comentar qual é o tempo mínimo para fazer a guarda de documentos fiscais, seguindo as orientações da legislação. Acompanhe a leitura para saber mais!
A guarda de notas fiscais, recibos, contratos e outros documentos, não é apenas um ato de formalidade. Essa prática é importante para garantir a segurança da organização, evitar multas, responder a auditorias e ter provas de defesa em caso de disputas legais ou tributárias.
Caso você, gestor, não tenha provas suficientes, o fisco pode aplicar uma multa em relação ao valor das operações, com juros e correção monetária. Em casos mais graves, a organização corre o risco de ser impedida de emitir notas fiscais e até ter a inscrição estadual cancelada.
💡 Leia também: O que é guarda de documentos?
O prazo mínimo de guarda de documentos fiscais e contábeis varia de acordo com o tipo do documento e a legislação aplicável. Veja abaixo os principais prazos que você precisa conhecer:
É recomendado que estes documentos fiquem guardados por 5 anos, contando a partir do dia seguinte ao fato gerador. Notas fiscais e comprovantes de pagamento de impostos (ICM, IPI e ISS) fazem parte desta lista.
Documentos relacionados a FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) necessitam ser mantidos por 30 anos para comprovar os recolhimentos efetuados.
Já os termos de rescisão devem mantê-los em guarda por 5 anos após o desligamento do colaborador.
Os contratos e títulos de dívida precisam ser mantidos em guarda em um período de 5 a 20 anos, dependendo do contrato e das cláusulas contidas no documento.
A partir da compra de um bem na pessoa jurídica, é necessário fazer a guarda do documento por 5 anos.
Você pode seguir algumas práticas para não perder o prazo da guarda de documentos fiscais da sua empresa, tais como:
A guarda física de documentos é a maneira mais recomendada e segura para as empresas, principalmente para aquelas que necessitam lidar com um grande volume de documentos impressos.
Serviços especializados de guarda física, como os oferecidos pela Acervo, são uma solução muito útil. Isso porque a sua infraestrutura é pensada especificamente na guarda de documentos, ou seja, o ambiente é climatizado, a umidade é controlada, oferece vigilância 24 horas, as paredes são resistentes às altas temperaturas e todo o acesso é feito via biometria e cartões de identificação com leitor de proximidade.
Dessa forma, a empresa consegue liberar espaço físico, livrar-se da grande quantidade de documentos e otimizar o tempo dos colaboradores, além de dispor suas informações em um lugar próprio para isso, que garante organização e atendimento especializado.
💡 Pode ser útil: Calcule os custos da guarda de documentos em sua empresa
Então, conseguiu entender sobre os prazos para fazer a guarda de documentos fiscais? Esperamos que sua dúvida tenha sido resolvida!
Se você busca por um ambiente adequado para manter seus documentos, conheça o serviço de Guarda Física de Documentos da Acervo. Temos certeza que podemos te ajudar!
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