Ao ouvir falar em empresas especializadas na guarda de documentos, muitos donos de empresa argumentam: é muito caro!
Será que é mesmo? Você já colocou na ponta do lápis os gastos com todos os processos de guarda interna? E os custos adicionais causados pela gestão ineficiente?
Pensando nisso, a Acervo disponibiliza uma calculadora para te ajudar a saber, de fato, quais são os gastos com a guarda de documentos de sua empresa e, o melhor, quanto você poderá economizar ao contratar nossos serviços de gestão documental.
Continue lendo para conhecer mais sobre os custos da guarda de documentos e como usar a nossa calculadora!
Quando uma empresa opta pela guarda física interna dos documentos, uma série de custos, às vezes difíceis de serem percebidos, se somam às despesas já existentes da empresa. Afinal, a gestão de documentos não é, e jamais poderá ser, a simples armazenagem da documentação.
Vamos pensar sobre esses custos:
Ao manter um arquivo físico interno você precisará de colaboradores especializados para lidar com a documentação ou deslocar funcionários de outros setores para essa função. Assim, além das despesas com a manutenção de pessoal, é possível que sua empresa tenha maiores dificuldades operacionais.
Outro ponto importante é que nem sempre as pessoas que trabalham na parte de documentação realmente sabem como proceder, havendo maior risco de perda, extravio, descumprimento de prazos de guarda de documentos, dentre outros problemas.
Manter os documentos dentro da sua empresa também exige espaço físico adequado. Quanto maior for o volume da documentação, maior será o espaço necessário. E a tendência é que, mesmo com os procedimentos de eliminação, o número de documentos a ser guardado vá crescendo.
Além do espaço, será necessário garantir as condições corretas de armazenamento, bem como equipamentos e materiais para a guarda de documentos — armários, gavetas, pastas, caixas, etc. Tudo isso, considerando ainda o investimento em segurança, soma custos às contas do seu negócio!
A guarda de documentos não apenas está ligada às necessidades internas da empresa/organização, mas também ao cumprimento de normas e leis que exigem que informações sejam devidamente arquivadas — como, por exemplo, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Por isso, ao realizar a guarda física interna você precisa ter em mente que essas exigências precisam ser cumpridas. Há ainda auditorias, fiscalizações, risco de processos trabalhistas e outras ações que podem trazer prejuízos se os documentos não estiverem guardados conforme as normativas.
Esses são apenas alguns dos custos relacionados ao armazenamento interno dos documentos de sua empresa, mas poderíamos mencionar muitos outros.
Pensando nisso, a Acervo criou uma calculadora de benefícios. Com essa ferramenta, você consegue saber de maneira muito mais precisa os custos para manter os documentos arquivados dentro da sua empresa.
Ademais, a calculadora possibilita que você compare os custos da guarda interna com os serviços da Acervo e confira o quanto economizará ao contratar as nossas soluções.
O que você precisa? Veja algumas das variantes que serão analisadas:
A partir dessas informações, a Acervo consegue simular com maior precisão os seus custos, bem como as possibilidades de economia com a contratação de uma empresa terceirizada para a gestão de documentos.
Vale muito a pena utilizar a ferramenta para tornar o gerenciamento de documentos em sua empresa muito mais eficiente. Para fazer as contas, acesse a Calculadora de Benefícios Acervo! Essa ferramenta é gratuita.
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