Se você trabalha em contato direto com o público já deve saber: a organização nos processos faz toda a diferença na forma que o seu serviço é apresentado ao cliente. Afinal, se do outro lado do balcão os colaboradores não conseguem ter acesso a informações básicas da empresa, o público facilmente notará que o seu negócio não conta com uma gestão documental eficiente.
Um bom exemplo disso é na rede hoteleira. Se esse é o seu ambiente de trabalho, com certeza você irá se identificar com algumas situações que a Acervo vai mostrar ao longo do texto. Uma das mais comuns tem relação com a desorganização interna.
Em um negócio que precisa funcionar 24h por dia, é muito comum a troca de turno, não é mesmo? Ou seja, é necessário o mínimo de organização e uma forma padronizada de manipular os documentos para que nenhuma informação se perca, prejudicando o fluxo de trabalho.
Caso contrário, o hotel enfrentará sérios problemas de produtividade e deixará de oferecer um bom atendimento aos hóspedes. Entenda agora porque os hotéis precisam de uma boa gestão documental!
É importante lembrar que a gestão documental é primordial para melhorar o controle interno sobre os registros diários. Porém, essa facilidade também pode ser aplicada no cumprimento de exigências legais, por exemplo. Nada melhor que garantir o fácil acesso a documentos importantes naqueles momentos mais burocráticos, não é mesmo?
Dessa forma, com a documentação do estabelecimento armazenada em local correto, a produtividade das equipes tende a aumentar. Junto a isso, é fundamental estabelecer quem poderá ter acesso a essas informações, mantendo a organização dos arquivos e tornando possível uma análise mais profunda de toda a rotina do hotel.
Quando falamos em gestão documental para a rede hoteleira, não podemos deixar de citar a contribuição da tecnologia na otimização dos processos. Atualmente, são encontrados inúmeros softwares pensados para automatizar as tarefas e centralizar as informações.
Considerando que os profissionais da rede hoteleira lidam com centenas de registros todos os dias, essas ferramentas são fundamentais para o bom andamento dos serviços. E mais, com o uso de plataformas de gestão documental os hotéis podem reduzir drasticamente as falhas de comunicação – pois tudo estará ao alcance das equipes em uma única plataforma.
Quer mais benefícios? Com a digitalização é possível evitar o extravio e a perda de documentos por intempéries ou pela ação do tempo. Além disso, o espaço para o armazenamento de documentos físicos poderá ser eliminado, migrando um grande volume de informações diretamente para a “nuvem”.
Se você ainda não se convenceu que os hotéis precisam da gestão documental, a Acervo vai mostrar que só existem bons motivos para ela fazer parte da rotina desses estabelecimentos.
Em qual data o documento foi recebido? Qual colaborador recebeu? Quais colaboradores acessaram e estão cientes de alguma determinação? Qual o status do documento? São perguntas que podem ser respondidas com o uso da gestão documental informatizada.
Agora, vamos pensar no fator “privacidade”. É comum que nesse tipo de negócio os hóspedes precisem informar alguns dados pessoais e que devem ser mantidos sob total confidencialidade, não é mesmo?
Esse é um dos principais motivos para a segurança das informações, tanto no ambiente físico quanto no virtual, ser tão essencial no setor hoteleiro. Além disso, outro ponto que merece atenção e cuidado na gestão documental é a troca de informações de pagamento do hóspede, como no uso do cartão de crédito, por exemplo.
Percebeu como a organização dos dados pode contribuir para vários negócios e em diferentes setores? Então a resposta é sim, hóteis precisam de gestão documental! Para ter acesso a outros materiais como este é só visitar a nossa página de conteúdos. Também não esqueça de seguir os perfis da Acervo no Facebook, Instagram e LinkedIn!
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