Guarda de documentos de funcionários demitidos: prazo de armazenamento

Os prazos de guarda de documentos são informações importantíssimas para qualquer órgão que os produz, seja do setor público ou privado. 

Ainda assim, muitas empresas têm dúvidas sobre o tempo necessário de armazenamento de documentos após a demissão de um funcionário. Afinal, a documentação relativa a um profissional desligado ainda é de responsabilidade da empresa? 

Se esta é uma questão que você possui, a Acervo te responde, neste texto, por quanto tempo os documentos devem ser guardados após a demissão de um funcionário. 

Documentos trabalhistas

Os documentos trabalhistas são aqueles cujo conteúdo regem as relações entre contratante e contratado. 

Assim, tudo o que diz respeito à contratação, contribuições trabalhistas, presença, histórico do funcionário, dentre outras informações, será documentado pelo setor de recursos humanos (RH) de uma empresa. 

Em um possível processo trabalhista movido pelo ex-funcionário, a empresa precisará se resguardar com as precisas informações sobre as relações de trabalho. Por essa razão, a guarda de documentos não pode se encerrar após a demissão do colaborador. 

Prazo de guarda de documentos trabalhistas após a demissão

Agora, vamos conhecer melhor os prazos para a guarda de documentos após a demissão, lembrando que essas são referências para a sua empresa, mas existem especificidades que devem ser seguidas. 

• Aviso prévio: 5 anos;
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged): 5 anos;
• Cadastro no Programa de Integração Social e no Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/PASEP): 5 anos;
• Contrato de trabalho: prazo indeterminado;
• Controle de ponto: 5 anos;
• Exames médicos: 20 anos;
• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS): 30 anos;
• Folha de pagamento: 10 anos;
• Guia da Previdência Social: 10 anos;
• Pedido de demissão: 5 anos;
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): 10 anos;
• Recibos relativos ao pagamento de salário, férias e 13°: 5 anos;
• Rescisão de contrato: 5 anos.

Por que é importante guardar corretamente os documentos? 

Como já comentado antes, um dos motivos para a guarda de documentos relativos a funcionários demitidos é a necessidade de comprovação em um possível processo. Porém, essa não é a única razão para o armazenamento adequado. 

Além das questões jurídicas mais imediatas, existem também as normas fiscais. Assim, caso a sua empresa passe por um processo de fiscalização, esses documentos deverão estar guardados em conformidade com os prazos estabelecidos oficialmente. 

Outra razão importantíssima para a guarda adequada dos documentos são os processos internos da sua empresa. Eles se tornam muito mais rápidos e eficientes se você possui um sistema de gestão documental otimizado. 

É possível digitalizar?

Diante dos motivos apresentados acima, fica o questionamento: é possível digitalizar essa documentação para facilitar a guarda? 

Hoje em dia, com as facilidades tecnológicas cada vez mais acessíveis, é possível sim digitalizar muitos dos documentos do seu RH, facilitando o processo de guarda e gestão documental. 

No entanto, se engana quem pensa que basta fazer a digitalização e descartar os documentos físicos. Todo esse processo precisa ser feito de modo a garantir a autenticidade dos documentos, bem como sua segurança. 

Além disso, alguns documentos precisam sim ser armazenados fisicamente, mesmo após a digitalização. Por isso, uma empresa especializada em gestão documental é a melhor opção para você armazenar documentos, independentemente da forma. A Acervo tem ampla experiência na digitalização, gestão documental e guarda de documentos. Quer conhecer mais sobre os nossos serviços? Visite nossas redes sociais: Instagram, Facebook, YouTube e LinkedIn.