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Conheça o prazo para guarda de documentos trabalhistas

Empresas de todos os tamanhos geram documentos todos os dias que, eventualmente, se acumulam e formam pilhas e mais pilhas de papel. A guarda de documentos feita dentro da empresa de forma desorganizada traz como consequência uma queda na produtividade, visto que o tempo de trabalho de funcionários é revertido na localização dos arquivos.

Além disso, o método traz riscos que podem representar um enorme prejuízo para a empresa. Exemplos recorrentes são a deterioração natural, a perda de documentos e o roubo de documentos. Os três casos são extremamente graves, especialmente o último. Além da perda causada pelos outros dois, ele propicia o vazamento de informações.

Os documentos trabalhistas estão entre os mais importantes de uma empresa e, portanto, precisam ser bem protegidos. Considerando a relevância, é comum se deparar com algumas dúvidas, como: por quanto tempo eu devo guardar documentos trabalhistas? Todos os documentos precisam ser guardados pelo mesmo período de tempo?

Para acabar com essas dúvidas, trouxemos neste texto uma lista com o prazo para a guarda de documentos trabalhistas. Usando ela como guia, você pode ter certeza que terá os arquivos certos em mãos quando necessário.

Acordo de compensação e prorrogação de horas5 anos
Comprovante de adiantamento salarial5 anos
Aviso prévio5 anos
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)20 anos após o desligamento
Autorização de descontos5 anos
Pedido de demissão5 anos
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados  (CAGED)5 anos a partir do envio
Contrato de trabalhoIndeterminado
Folha de pagamento5 anos
Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA)5 anos
Controle de Ponto5 anos
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)30 anos
Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF)30 anos
Mapa de Avaliação Anual (SESMT)5 anos
Fichas de registro de empregadosIndeterminado
Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA)20 anos
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)20 anos
Recibo de pagamento de salário, férias, e 13º5 anos
Recibo de pagamento do abono pecuniário5 anos
Recibo de entrega, relatório impresso ou cópia dos arquivos da RAIS5 anos
Vale-transporte – recibo e documentos5 anos
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT)5 anos
Seguro desemprego (comunicação de dispensa e requerimento)  5 anos

É importante ressaltar, no entanto, que mesmo sabendo o prazo para a guarda de documentos trabalhistas, a recomendação é terceirizar a guarda. Contar com uma empresa especializada para cuidar de seus documentos é a melhor opção pois só ela possui o espaço preparado para a preservação dos arquivos, funcionários qualificados e segurança garantida.

A Acervo atua no mercado há 25 anos e é autoridade no assunto. Para guarda física de documentos, entre outros serviços de armazenamento, pode contar com a gente. Estamos disponíveis para responder qualquer dúvida! Entre em contato e solicite um orçamento!

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