O mundo vem se digitalizando. E se você parar para pensar, esse processo de digitalização se faz muito visível no modo como armazenamos informações. Em termos de arquivamento, por exemplo, o papel vem perdendo espaço para outras tecnologias.
Com o passar dos anos, essas tecnologias mudaram bastante. Há alguns anos, muitos documentos digitais eram armazenados em disquetes. Hoje em dia, porém, esse suporte praticamente não é utilizado, sendo substituído por outros, incluindo as chamadas “nuvens”.
Além dos suportes, também é possível notar transformações nos locais onde os documentos são armazenados. Pensando em segurança, o local onde os documentos são depositados digitalmente precisa ser confiável.
Por isso, no Brasil, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) estabeleceu o Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq). Continue lendo que a Acervo irá te contar mais sobre o que é para que serve o RDC-Arq.
Para entender o RDC-Arq, é preciso ter em mente que os arquivos em formato digital precisam seguir as mesmas regras e cuidados relativos aos arquivos físicos. Isso significa, na prática, um sistema de gestão que garanta a preservação dos documentos pelo tempo estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, bem como o acesso às informações sempre que necessário.
Assim, de acordo com o CONARQ:
“repositório digital é um ambiente de armazenamento e gerenciamento de materiais digitais. Esse ambiente constitui-se de uma solução informatizada em que os materiais são capturados, armazenados, preservados e acessados. Um repositório digital é, então, um complexo que apoia o gerenciamento dos materiais digitais, pelo tempo que for necessário, e é formado por elementos de hardware, software e metadados, bem como por uma infraestrutura organizacional e procedimentos normativos e técnicos” (CONARQ, 2015).
Nesse sentido, as definições do CONARQ apontam para a necessidade dos repositórios arquivísticos digitais confiáveis no contexto atual. A função desse ambiente, portanto, é a captura, armazenamento, preservação e acesso aos documentos digitais.
Agora, vamos entender melhor para que serve o RDC-Arq. Diante da necessidade de se preservar os documentos arquivísticos digitais, os repositórios digitais confiáveis devem, como dito anteriormente, preservar esses documentos a longo prazo. Além disso, é importante que seja preservada a autenticidade dos mesmos.
Outra função importante do RDC-Arq é a garantia de que os suportes estarão sempre atualizados, de modo a permitir o acesso às informações. Assim, quando eles se tornam obsoletos, o repositório precisa fazer a conversão para formatos acessíveis.
Vale destacar, também, que os repositórios digitais confiáveis podem, e devem, resguardar documentos em diferentes formatos, como textos, imagens, sons e outros. Isso implica, portanto, as condições técnicas adequadas para todas essas mídias e sua devida preservação.
Com isso, os repositórios precisam
Ademais, conforme o CONARQ (2015), os RDC-Arq devem observar os seguintes fatores em relação às suas responsabilidades:
Por tudo isso, é muito importante a escolha de quem fará a gestão dos documentos, seja de uma empresa, seja de uma repartição pública. Para saber mais, que tal conferir o site da Acervo? Você certamente irá encontrar informações importantes sobre a gestão documental e a preservação de documentos.
CONARQ. Diretrizes para a implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq. Rio de Janeiro, 2015. Disponível em https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/conarq_diretrizes_rdc_arq_resolucao_43.pdf. Acesso em 6 maio 2022.
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