Como a organização de documentos ajuda na gestão de contratos

A gestão de contratos é um processo importante para empresas de todos os tamanhos e segmentos de mercado. Isso possibilita que as organizações consigam controlar seus prazos e relações comerciais. Porém, muitos empresários não percebem que o segredo para otimizar essa gestão está na boa organização de documentos.

Mas, afinal, como fazer uma organização eficiente de documentos? Você está no lugar certo para descobrir isso!

Neste artigo, a Acervo explicará como organizar seus arquivos e otimizar a gestão de contratos do seu negócio. Acompanhe!

A importância da organização na gestão de contratos

A organização de documentos é o primeiro passo para a mudança. Quando uma empresa mantém todos os seus documentos organizados, catalogados e acessíveis, é possível localizar os contratos com mais facilidade e em poucos minutos. 

Isso ajuda a garantir o cumprimento de prazos e obrigações, evita perdas ou extravios de documentos importantes e também melhora a tomada de decisões. Ou seja, a organização só traz benefícios para a gestão de contratos.

💡 Leia também — Como fazer a localização de documentos de forma fácil e rápida

Vantagens de investir em uma organização de documentos

A organização de documentos conta com diversas vantagens para a gestão de contratos, sendo que as principais são:

Rapidez no acesso

Com um sistema organizado, os documentos são localizados em poucos minutos, economizando tempo e esforço na busca por informações.

Diminuição de erros

A organização adequada reduz o surgimento de eventuais erros relacionados a documentos perdidos ou mal armazenados.

Conformidade legal

Manter os documentos organizados garante que a empresa esteja em conformidade com a legislação e regulamentos que exigem a guarda de documentos específicos.

Dicas para uma organização eficiente na gestão de contratos

Agora que já entendemos a importância da organização, está na hora de conferir algumas dicas práticas para implementá-la de maneira fácil e sem complicações:

• Faça uma padronização de nomenclatura dos arquivos: defina um padrão de nomes com informações de data e tipo de contrato;
  
• Estruture as pastas e subpastas: organize os documentos em pastas por cliente, projeto ou departamento;
  
• Use etiquetas e códigos de classificação: utilize metadados ou códigos de classificação para facilitar a localização dos contratos;
  
• Controle de versões: use um sistema de controle de versões para acompanhar alterações e revisões de contratos;
  
• Defina níveis de acesso: determine quais colaboradores podem ter acesso a determinados documentos;
  
• Faça auditorias periódicas: revise regularmente a organização de documentos para garantir que o sistema esteja atualizado e funcional.

Aqui na Acervo, entendemos que a organização de documentos é fundamental para a gestão eficiente de contratos. Com mais de três décadas de experiência, ajudamos empresas de todos os tamanhos a implementar soluções personalizadas que facilitam o acesso e o gerenciamento de seus documentos físicos.

Além de ser uma parceira em agilidade e segurança, garantimos que sua empresa tenha sempre à mão todas as informações necessárias para a tomada de decisões.
 
Então, quer saber mais sobre como a Acervo pode ajudar na organização dos documentos da sua empresa? Conheça agora mesmo a nossa solução de organização de arquivos e entre em contato conosco. Estamos prontos para te ajudar!