As empresas produzem documentos o tempo todo, em quase todos os seus processos. Por isso, conhecer sobre os documentos empresariais e o modo como são geridos é fundamental para o bom funcionamento do seu negócio.
E você, sabe quais são os principais tipos de documentos empresariais? Como eles devem ser guardados? Por quanto tempo? Todas essas questões serão respondidas neste texto pela Acervo!
Continue lendo para esclarecer as suas dúvidas.
A princípio, os documentos empresariais são todos aqueles que são produzidos no setor empresarial – você vai entender melhor com os exemplos que seguem. No cotidiano de uma empresa, várias atividades são documentadas, a fim de garantir a legitimidade e o devido registro do que acontece.
Assim, os documentos empresariais têm enorme importância. Isso porque são registros frequentes de contratações, vendas, reuniões, solicitações, licenças, dentre outras funções. A dica, portanto, é sempre manter um sistema de gestão para que nada da documentação se perca.
Agora, vamos conhecer mais sobre os tipos de documentos empresariais, lembrando que cada empresa, conforme seu setor de atividade, produzirá documentação específica.
O alvará é um documento emitido pela prefeitura do município, que permite o funcionamento da empresa. Ele deve ser guardado com toda a segurança e renovado conforme as normas vigentes em cada localidade.
As atas são registros escritos de uma reunião, assembleia ou qualquer evento significativo para a empresa. Eles documentam informações relevantes, como quem foram os participantes e quais foram as decisões tomadas.
A circular é um documento interno, que funciona como norma para condutas e regras em um setor da empresa. A ideia é que todos os funcionários conheçam a normativa, por isso ela deve ser de ampla circulação.
Os contratos podem ser de diversas naturezas, mas firmam acordos de maneira oficial. Uma empresa, normalmente, realiza contratos com frequência.
O comprovante também pode ter diversos tipos e funções. Contudo, ele serve para comprovar determinada transação. É muito comum nas atividades comerciais, mas também pode ser usado em outros processos empresariais.
É um documento de grande relevância no meio empresarial. Por meio das cartas comerciais, uma empresa realiza atividades de início, manutenção ou encerramento de atividades com seus clientes.
A declaração oficializa determinada informação como legítima. Em uma empresa, ela é usada para atestar que o colaborador presta serviço, por exemplo.
As licenças são emitidas e também solicitadas pelas empresas. Elas são formas de liberação legal para diferentes atividades. Existem, por exemplo, as licenças ambientais, para atividades que impactam o meio ambiente, e a licença sanitária, sobre o cumprimento de normas de higiene.
No ambiente empresarial, o memorando se destina a informar, de maneira breve, os colaboradores de um órgão ou setor. A principal característica do memorando é a comunicação rápida e direta.
A nota fiscal é mais um tipo de documento essencial para as empresas. Ele tem caráter fiscal, como o nome indica, registrando atividade comercial ou transferência de propriedade.
Por último, há os relatórios. Eles são documentos que reportam resultados de uma atividade, projeto ou evento. A produção pode ser periódica, no andamento da atividade, ou final.
Agora que você já conhece alguns dos tipos de arquivos empresariais, vamos falar sobre os prazos de guarda. Nem todos sabem, mas há normas que regulamentam o tempo que cada um desses documentos deve ser guardado, para que suas informações estejam disponíveis.
Vejamos alguns deles:
É válido ressaltar que esses são prazos mínimos, definidos pela norma. Porém, as empresas, através de sua própria tabela de temporalidade, discutem e definem esses prazos, que variam de empresa para empresa. Nós também já falamos aqui no blog da Acervo sobre a idade dos arquivos, bem como sobre a guarda de documentos fiscais e documentos trabalhistas. Clique e leia para saber mais.
A dica de ouro para a gestão de documentos é a contratação de uma empresa especializada para gerir da melhor forma diferentes tipos de documentação. Além disso, é importante que você observe as questões de segurança, bem como a organização dos documentos.
Dessa forma, será possível preservar todas as informações importantes, sem gerar mais gastos para a sua empresa. Para conhecer mais sobre a gestão documental, conheça o site da Acervo. Além do blog, temos também uma ampla lista de serviços que podem te ajudar.
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