A gestão da sua empresa certamente passa pelo gerenciamento de uma série de informações e documentos. Por isso, muitos desafios surgem, justamente, da necessidade de uma gestão documental.
Como os procedimentos de gestão de documentos são feitos na sua empresa? Quanto tempo é gasto nesses processos? Quais melhorias poderiam ser feitas? Essas são algumas questões importantes para pensar sobre o gerenciamento documental.
A boa notícia é que os desafios do gerenciamento de documentos na gestão da sua empresa podem ser facilmente superados. Abaixo, listamos alguns desses problemas, trazendo também soluções que irão ajudar você a cuidar melhor das informações no seu negócio.
O primeiro desafio diz respeito ao espaço físico. Isso porque a gestão de documentos envolve, muitas vezes, o armazenamento de documentos e outros materiais produzidos dentro da empresa.
Nesse sentido, é muito difícil que uma companhia tenha o espaço necessário para a guarda de todos os seus documentos. E mesmo que tenha, esse local certamente poderia ser melhor utilizado para outras funções.
Por isso, contratar uma empresa terceirizada é a melhor solução para o desafio da falta de espaço. Dessa maneira, os documentos ficarão armazenados de forma correta em um espaço externo à sua empresa, ideal para a preservação de todas as informações.
Um segundo desafio que surge com a produção de documentos em uma empresa é a segurança. Isso porque todos os dados devem ser resguardados, sobretudo quando são sigilosos.
Ademais, com as mudanças trazidas pela LGPD, as questões de segurança se tornaram ainda mais relevantes. Afinal, existem multas que podem ser aplicadas quando a gestão das informações não é feita de modo adequado.
É nesse ponto que uma equipe especializada poderá garantir uma melhor gestão da sua empresa. A ideia é assegurar que todos os documentos estejam devidamente guardados, seja física ou digitalmente.
O terceiro desafio está diretamente relacionado ao segundo. Ele diz respeito à perda/extravio de documentos. Isso acontece quando as informações não estão bem sistematizadas, o que pode acarretar prejuízos para a gestão da sua empresa, bem como consequências jurídicas.
Nem todos sabem, mas cada tipo de documento tem um tempo de guarda específico. Sendo assim, é muito difícil que os funcionários da empresa saibam exatamente por quanto tempo os documentos devem ser guardados.
A dica, mais uma vez, é apostar em uma empresa de gestão de documentos. Devido à dificuldade em gerir grandes volumes de informações, há sempre o risco de extravio caso não haja o devido cuidado.
Em quarto lugar está o tempo gasto com a gestão de documentos. Salvo quando a empresa possui pessoal qualificado para gerenciar a documentação, é comum que funcionários precisem deixar de fazer suas funções específicas para lidar com essas informações.
Além disso, é importante lembrar que a gestão documental exige mais que o simples armazenamento. Há todo um sistema de separação e organização que demanda tempo e investimento.
Por outro lado, com a correta gestão dos documentos é possível otimizar o tempo gasto para encontrar informações. Com isso, outras atividades se tornam mais rápidas, deixando a gestão da sua empresa mais eficiente.
Por fim, é relevante destacar a categorização dos documentos. Essa sistematização deve ser feita por especialistas. Dessa maneira os documentos poderão ser encontrados conforme tipo, data, tema ou setor da empresa, dentre outras categorias.
Tais sistemas de organização são importantes não apenas na gestão física de documentos, mas também na eletrônica. Aliás, é essencial uma integração entre essas formas, mesmo quando há uma redução no números de documentos físicos.
Esse desafio envolve uma tarefa bastante complexa, que deve ser realizada por pessoal qualificado. Contudo, quando a categorização está em funcionamento, a gestão da sua empresa ficará muito facilitada.
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