O descarte de documentos confidenciais é uma tarefa que necessita de muito cuidado, principalmente porque são arquivos que contêm informações sensíveis. Pequenos ou grandes negócios precisam prevenir qualquer uso indevido de dados pessoais e garantir a segurança jurídica da empresa.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige que as organizações coloquem em prática algumas medidas sobre a gestão de documentos. Agora, não basta apenas guardar documentos com cuidado, mas é preciso descartar corretamente os documentos confidenciais. E como fazer isso?
Neste artigo, a Acervo explicará quais são os riscos e as melhores práticas para eliminar os documentos confidenciais de forma segura e responsável. Vamos conferir? Acompanhe a leitura!
Os documentos confidenciais são registros que têm informações sensíveis e privadas de uma empresa ou de seus clientes, como contratos, dados bancários e fiscais, registros de funcionários, entre outros.
Segundo a LGPD, qualquer dado pessoal que identifique uma pessoa ou permita que ela seja identificada precisa ser tratado com muito cuidado. Essa lei impõe que as empresas trabalhem medidas para proteger essas informações durante todo o ciclo de vida dos dados, inclusive no momento da eliminação.
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O descarte inadequado de documentos confidenciais pode gerar algumas consequências para a organização, sendo elas:
A LGPD, que está em vigor desde 2020, protege os dados pessoais dos brasileiros. Ela define como as empresas devem coletar, tratar e armazenar as informações, além de estabelecer requisitos para o descarte seguro dessas informações.
De acordo com a lei, a eliminação de documentos confidenciais, que tenham dados pessoais, precisa ser realizada adequadamente para que eles não sejam acessados ou recuperados no futuro. Nesse sentido, a LGPD exige que, após o fim do ciclo de vida dos dados, eles sejam descartados sem risco de vazamento ou uso inapropriado.
Esse processo de descarte não é uma tarefa simples. Porém, existem três métodos que podem ajudar a sua empresa na eliminação segura de documentos sensíveis. Vamos entender melhor cada um deles.
A incineração é um método que garante a destruição completa de documentos. Por meio de fornos industriais ou em incineradores, os papéis são transformados em cinzas, o que impossibilita qualquer recuperação de informação.
Este é outro método eficaz para eliminar documentos, principalmente para papéis, CDs, DVDs e outros materiais físicos. O processo de trituração transforma documentos em pedaços tão pequenos que não podem ser remontados ou lidos.
A reciclagem é um método sustentável, mas que exige atenção. Os documentos devem ser triturados antes de serem encaminhados para a reciclagem, pois, assim, é possível evitar qualquer risco de exposição dos dados.
O termo de descarte de documentos serve para comprovar que os dados foram eliminados de acordo com as exigências da LGPD.
Esse documento precisa conter informações sobre o processo de descarte, como a identificação da empresa, responsável pelo descarte, o método utilizado (incineração, trituração ou reciclagem), o número de documentos eliminados, uma lista com a descrição das caixas e/ou documentos, a data em que a eliminação ocorreu e a assinatura do responsável.
Sua empresa pode realizar o descarte de documentos internamente, mas muitos empresários preferem contar com a ajuda de especialistas em gestão de documentos. Existem empresas especialistas, com a infraestrutura necessária para fazer o descarte de forma segura e ágil.
Esse tipo de empresa pode ajudar desde o descarte de documentos confidenciais em pequena escala até grandes volumes de documentos, sem comprometer a segurança das informações.
Ao investir em práticas seguras, você protege as informações corporativas e os direitos individuais dos clientes e colaboradores.
A Acervo, especialista em gestão documental há mais de 30 anos, oferece o serviço de Eliminação Segura de Documentos. Nós avaliamos os formatos dos documentos, determinamos o método mais adequado e, em seguida, realizamos o descarte.
Se você tem alguma dúvida, conheça mais sobre este serviço e entre em contato conosco. Estamos prontos para lhe ajudar!
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