O controle de documentos na empresa pode poupar tempo ocioso que deveria ser investido em produtividade, além de evitar dores de cabeça como com a perda de documentos, por exemplo.
Mesmo assim, muitas empresas ainda enfrentam um dia a dia tumultuado em termos da gestão documental e, devido ao ritmo acelerado de trabalho, podem postergar a solução.
Pensando nisso, trouxemos neste artigo da Acervo as práticas de organização e gestão que podem salvar o seu arquivo, e otimizar a produtividade na sua empresa!
Vamos lá?
O controle de documentos pode fazer uma diferença crucial na produtividade dos colaboradores, além de contribuir para evitar prejuízos decorrentes da sua perda.
Conheça agora as principais razões para fazer o controle de documentos no seu negócio ainda hoje!
Entenda agora como aplicar o controle de documentos para empresas e não perca o seu tempo!
Aplicar essas dicas na organização e gestão de documentos da sua empresa podem poupar dores de cabeça com retrabalho ou perda de documentos.
Por isso, confira cada prática e mude o rumo da sua gestão documental!
Identificar a quantidade de documentos é o primeiro passo rumo ao caminho certo do seu controle de documentos.
Para isso, é preciso analisar um a um, identificando-o claramente com informações cruciais da informação, como título, data ou número de referência.
O objetivo é facilitar sua posterior categorização, outra etapa fundamental a seguir.
Após identificar cada documento, é preciso categorizar cada um de maneira adequada, facilitando sua recuperação posterior.
Para isso, busque utilizar etiquetas de identificação em cada pasta. Também vale a pena padronizar cores para cada categoria.
Além disso, crie uma pasta para cada tipo de categoria de documentos (financeiro, trabalhista, jurídico, etc).
Não esqueça de uniformizar a ordem dos documentos, seja cronológica ou alfabética.
O trabalho arquivístico é constante, e novos documentos são produzidos diariamente.
Por isso, vale a pena dedicar algum tempo para certificar que os novos documentos seguem as normativas estabelecidas.
O armazenamento é essencial para assegurar o correto controle de documentos, conservando-lhes tanto a organização e categorização, quanto a integridade física do suporte (papel, CD, microfilme).
Para o armazenamento de documentos físicos, é preciso examinar a quantidade de documentos, espaço disponível, controle de acesso, frequência de uso e eventual necessidade de proteção especial contra sinistros.
Nesse sentido, vale a pena contar com nosso serviço exclusivo de guarda física de documentos.
Desse modo, nossos profissionais altamente qualificados são capazes de proceder a todas as etapas do controle de documentos, armazenando o que for necessário em sala-cofre de alta segurança, conservando todas as informações do seu negócio.
Já caso seja preferível digitalizar os documentos, é preciso que o processo seja feito cautelosamente, e armazenado posteriormente em um sistema baseado em nuvem confiável e criptografado.
Um exemplo de solução inteligente de armazenamento digital de documentos é o Acervo CloudFile, que oferece segurança, agilidade e extrema facilidade, além de um controle de revisão de documentos.
Sabemos que a gestão documental pode ser difícil e repleta de detalhes que fazem a diferença.
Por isso, se você quer se aprofundar no tema controle de documentos e gestão documental, temos uma dica imperdível para você.
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