Você precisa organizar documentos da sua empresa? Se sim, saiba que por mais que pareça uma tarefa simples, ela exige bastante atenção e cuidado. Conforme o tempo passa, a quantidade de documentos empresariais só cresce, o que exige alguns cuidados de armazenamento, acesso e proteção.
Os pequenos e grandes negócios passam pelas mesmas dificuldades para manter documentos organizados sem prejudicar a rotina empresarial. Se não existe um método claro, corre o risco de perda, deterioração e falta de conformidade.
Neste artigo, a Acervo explicará quais são os principais desafios ao organizar documentos de uma empresa. Vamos conferir?
A proteção de documentos confidenciais é uma das maiores preocupações das empresas. Por mais que a digitalização e o armazenamento em nuvem sejam excelentes soluções, elas também dão margem a vulnerabilidades, principalmente de acessos indevidos e perda de dados por invasões cibernéticas.
No espaço físico, esses documentos podem ser lidos por pessoas não autorizadas ou expostos a incêndios e enchentes. Caso não tenham políticas claras de controle e armazenamento, a segurança das informações fica totalmente comprometida.
Por isso, investir em sistemas de gestão documental e políticas de acesso restringido é um caminho para diminuir riscos e manter a integridade das informações.
O acúmulo de documentos físicos é uma realidade de muitos negócios, principalmente aqueles que já estão há muito tempo no mercado. Os arquivos mal organizados dificultam o acesso rápido e também comprometem a produtividade da organização.
Muitas empresas mantêm documentos físicos por obrigação legal, o que torna a gestão do espaço ainda mais difícil. Se não existe um local próprio para organizar documentos, o risco de deterioração também aumenta.
Uma boa solução para isso é a digitalização de documentos, pois otimiza o espaço, facilita a busca e reduz o tempo gasto na procura por arquivos.
A perda de documentos empresariais gera uma série de contratempos, pois surgem problemas operacionais e até legais. Sem um bom controle, o extravio acontece com recorrência em muitos escritórios.
A desorganização é o caminho para a perda de documentos. Isso acontece principalmente porque não existe um sistema de classificação no qual os arquivos possam ser arquivados corretamente, evitando locais incorretos ou descarte indevido.
Para isso, vale a pena criar processos internos claros e investir em soluções digitais que reduzem o risco de extravios.
Se não existe um padrão de organização de documentos, cada colaborador pode trabalhar um método diferente, o que torna a recuperação de arquivos mais desordenada.
Os padrões ajudam a empresa a ter uma estrutura de classificação, de armazenamento e de descarte de documentos. Ao serem bem implementados, você percebe uma diminuição considerável no tempo de busca e evita problemas de duplicidade de informação.
Para resolver esse problema, defina um formato de nomenclatura, datas de arquivamento e critérios de acessibilidade.
Todo documento está vulnerável a problemas de umidade, temperatura e luz. Ao organizar documentos físicos, muitas empresas negligenciam esses aspectos, o que leva à perda irreversível de informações importantes.
Contratos, escrituras, procurações e outros documentos legais deteriorados geram problemas jurídicos para a organização. Neste caso, a restauração, quando possível, representa um custo adicional que poderia ser evitado facilmente.
Um serviço de guarda física de documentos, por exemplo, oferece um espaço ideal, com controle de temperatura e umidade nos arquivos, soluções contra desastres naturais, segurança 24 horas por dia, entre outros benefícios. É um serviço muito recomendado para empresas que precisam gerir grandes volumes de documentos, mas com vantagens claras que não excluem até mesmo pequenas empresas ou negócios que estão começando suas operações.
💡 Leia também — Como a organização de documentos ajuda na gestão de contratos
Viu como existem vários desafios ao organizar documentos de uma empresa? Questões como segurança, armazenamento, padronização e conservação exigem cuidados para evitar problemas no futuro.
O uso de tecnologias e de empresas parceiras na gestão de documentos, como é o caso da Acervo, ajuda a superar os obstáculos que citamos até aqui.
Se você gostou deste conteúdo e quer ler mais dicas práticas para organizar documentos da sua empresa, confira o nosso blog. Temos muitas informações úteis que vão facilitar seus processos de documentação!
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