A gestão documental é um processo extremamente importante para as empresas. Com o crescimento de ataques cibernéticos e exigências de normas regulatórias, as organizações de todos os portes precisam buscar soluções que combinem praticidade e conformidade legal.
E é aqui que entra a tecnologia como um pilar indispensável. Existem diversas ferramentas que ajudam diretamente no armazenamento, na recuperação de arquivos, na autenticidade e na rastreabilidade dos dados. Para os gestores que priorizam a segurança jurídica, investir nisso é uma necessidade inquestionável.
Neste artigo, a Acervo explicará quais são as principais tecnologias aplicadas à gestão documental e como sua empresa pode utilizá-las para aprimorar esse processo. Veja a seguir!
Graças à tecnologia, muitas empresas estão cada vez mais conseguindo organizar seus documentos com mais facilidade. Se antes a preocupação era evitar as pilhas de documentos., hoje o foco está em prevenir fraudes, cumprir as normas legais e garantir o acesso remoto.
Abaixo, separamos as principais tecnologias que podem lhe ajudar na gestão documental:
O GED é um sistema que busca armazenar, organizar e recuperar arquivos digitais. Diversas empresas utilizam a Gestão Eletrônica de Documentos para estruturar e otimizar o fluxo de documentos, e assim economizar tempo dos colaboradores.
Com esse sistema, um negócio consegue permitir acesso rápido e seguro a vários documentos corporativos, diminuir a necessidade de armazenamento físico, facilitar o cumprimento de normas e melhorar a rastreabilidade de documentos ao longo do tempo.
Desse modo, reduz os riscos relacionados à perda de informações, prevenindo contratempos futuros.
A Inteligência Artificial (IA) na gestão documental é ótima para identificar padrões em contratos, classificar documentos por ordem de relevância e até sugerir métricas para melhorar processos internos.
Um exemplo simples é a extração de dados de notas fiscais. Os algoritmos conseguem identificar informações sobre valores, datas e CNPJs sem a intervenção humana. A IA também consegue prever possíveis riscos ao analisar cláusulas contratuais, o que é perfeito para equipes jurídicas identificarem eventuais inconformidades.
Para empresas que precisam lidar com alto volume de documentos, a IA é um verdadeiro divisor de águas.
O Blockchain é uma das tecnologias mais seguras para a gestão documental, principalmente em setores como financeiro e saúde. Ele possibilita o registro descentralizado e imutável de informações, sendo muito útil para certificar a autenticidade e integridade dos arquivos.
As empresas que investem em blockchain conseguem criar históricos inalteráveis de transações, compartilhar documentos com terceiros sem riscos de adulteração e atestar a autenticidade de certificados e licenças.
A Certificação Digital é essencial para a validação de documentos eletrônicos. No Brasil, os certificados ICP-Brasil funcionam como identidades virtuais, que vinculam assinaturas a pessoas físicas ou jurídicas por meio de criptografia avançada.
Os principais benefícios dessa tecnologia são: substituição de reconhecimento de firma em cartório, atendimento a requisitos do e-CNPJ e NF-e e proteção contra repúdio (quando o signatário nega a autoria da assinatura).
O Carimbo do Tempo comprova quando um documento foi assinado ou modificado, ou seja, ele registra a data e hora exatas de uma assinatura digital. É um excelente recurso para adicionar uma camada extra de confiabilidade aos documentos eletrônicos.
Vale comentar que essa tecnologia é fundamental para processos judiciais com prazos determinantes, registro de patentes e propriedade intelectual e compliance em indústrias regulamentadas, como farmacêutica e energia.
O armazenamento em nuvem é uma maneira de guardar e acessar documentos remotamente, sem a necessidade de servidores físicos na empresa. Google Drive, Dropbox, iCloud, entre outras, são exemplos de serviços de armazenamento em nuvem que possuem backups e controle de permissões.
O investimento em tecnologias na gestão documental é uma exigência do mercado. Conforme vimos, ferramentas como IA, Blockchain e Certificação Digital resolvem problemas operacionais e fortalecem a segurança jurídica da organização.
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