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Consultoria documental: o que é?

Não seria perfeito otimizar o tempo de trabalho da sua equipe e ainda garantir uma melhor organização dos processos? E se a Acervo lhe contar que isso é muito simples de ser alcançado? Basta que a sua empresa conte com a consultoria documental!

É com a adoção desse método de trabalho que muitos negócios conseguem preservar o fluxo de produção dos seus serviços e documentos, além de aproveitar ao máximo algumas questões que valem ouro no dia a dia de qualquer empresa: o tempo e a competência dos membros da equipe.

Viu? Em poucas palavras você já pôde ter uma noção bem clara de como a consultoria documental pode ser muito eficiente. Para saber mais sobre o assunto, confira o material que a Acervo preparou para você.

Boa leitura!

consultoria documental

Consultoria documental: ações que transformam negócios

Se nos últimos tempos você notou que os resultados do seu negócio parecem não avançar, e que a sua equipe vem reclamando de métodos nada práticos ou até mesmo ultrapassados, a solução para esse problema tem nome e sobrenome: consultoria documental.

É através dela que a sua empresa terá mais possibilidades para maximizar os recursos. Quer saber como? Através de estudos que detectam formas de tornar os processos mais fáceis, além de permitir que eles possam coexistir sistematicamente. Ou seja, a intenção é que as tarefas tenham objetivos bem definidos, e que a comunicação entre os setores seja simples e direta.

Erros que podem ser evitados com a consultoria documental 

Assim como o fator humano é avaliado para manter a organização dos processos, a consultoria documental também utiliza a análise dos dados para apontar melhorias e criar uma eficiente Política de Gestão Documental. Dessa forma, a empresa tem a possibilidade de criar tanto o plano de classificação quanto a tabela de temporalidade, permitindo um sistema unificado que facilite o acesso das equipes.

Além de possibilitar resultados mais rápidos e precisos, a consultoria documental também é extremamente eficiente para evitar a perda de informações. Isso é muito comum de acontecer, mas claro, em negócios que não se preocupam com a correta gestão dos seus documentos.

A razão dessa perda de informações pode se dar por vários motivos, entre os principais, estão a falta de classificação nos dados e a duplicação de processos. Aliás, este último problema é consequência direta do gerenciamento inadequado dos documentos. A má notícia é que, geralmente, as empresas só percebem o tempo que foi desperdiçado quando o mesmo processo já foi realizado por mais de uma vez, e sem necessidade alguma!

Conte com uma empresa especializada

Na consultoria documental não existe segredo. Afinal, “organização” é a palavra-chave para que uma empresa como a Acervo possa transformar o seu negócio. Uma rotina de trabalho produtiva e livre de contratempos passa pela implementação de padrões, unidades e fluxos adequados ao serviço que a sua empresa fornece.

Acredite, quanto mais simples forem os processos, melhor será o entendimento das equipes quanto ao uso das informações e na manutenção diária dos documentos da sua empresa. É fácil pensar como isso faz sentido, basta imaginar os processos do seu negócio como engrenagens que só funcionam com a energia de todos os colaboradores.

A consultoria documental organiza, desobstrui os processos e ainda garante a segurança e a integridade dos dados e da história da sua empresa. Com o auxílio da Acervo, o seu negócio ainda fica preparado para aumentar a produtividade, reduzir os prejuízos financeiros por conta da perda de documentos, além de fortalecer o nível de confiança para tomadas de decisão.

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