Nós já reforçamos algumas vezes por aqui a importância da digitalização de documentos para qualquer empresa. Entre todos os benefícios que ela oferece, um dos principais é o aumento da organização e, consequentemente, da produtividade. No entanto, não basta digitalizar e esperar que a empresa magicamente fique mais organizada.
Acompanhando a digitalização, há um processo fundamental que deve ser feito para garantir uma maior organização. Este processo é o que fará com que os colaboradores encontrem os documentos que precisam com rapidez e facilidade. Estamos falando da indexação de documentos.
Se você entende pelo menos um pouco sobre o assunto, é possível que tenha uma ideia do que estamos falando. Por outro lado, se não tem a menor noção do que a indexação de documentos é, não há motivos para se preocupar; neste texto, a Acervo fala sobre tudo que você precisa saber!
Além de explicar o conceito, nós ainda mostramos as vantagens que a indexação de documentos traz para as empresas. Continue a leitura e entenda!
Indexar nada mais é que identificar um documento digitalizado através de atributos específicos. Tome como exemplo uma fatura. Ela pode ser indexada por nome do fornecedor, número do pedido, data, entre outras características.
Quando há a necessidade de encontrar um documento com agilidade, a indexação facilita a busca, visto que basta digitar uma informação específica no campo de buscas para que os documentos que contenham essa informação apareçam.
Mesmo que mais de um documento contenha a mesma informação, ainda assim este índice facilita a busca, pois irá reduzir a quantidade de documentos que deverão ser checados.
Além disso, ainda há a possibilidade de pesquisar por mais de um índice. Você pode, por exemplo, buscar pelo nome do fornecedor e pela data. Assim, um único documento aparecerá e, em poucos segundos, você terá as informações que precisa em mãos.
As vantagens mais claras da indexação de documentos são as que citamos na introdução: maior agilidade na recuperação da informação e, com isso, aumento da produtividade. Os longos minutos necessários para encontrar um documento se transformam em poucos segundos.
Logo, o documento está em mãos, a atividade que o exigia pode ser retomada e o colaborador pode voltar ao trabalho.
A indexação, como citamos, é um processo feito em documentos digitalizados. Afinal, é preciso que eles estejam dentro de um software para que a pesquisa seja feita. Sem a digitalização, não existe indexação. E uma digitalização de alta qualidade precisa da indexação para estar completa e oferecer todos os benefícios. As duas estão diretamente ligadas.
Por isso, é fundamental escolher bem qual será o seu software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). É imprescindível contar com um sistema de qualidade, que tenha a capacidade de fazer a indexação de forma automática e precisa.
E, para isso, você pode contar com a Acervo! Com décadas de experiência na área, nós digitalizamos seus documentos e oferecemos um software de GED diferenciado — perfeito para a administração de seus documentos.
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