Como guardar documentos na nuvem?

Você quer aprender a como guardar documentos na nuvem? Se sim, saiba que está no lugar certo para entender como fazer isso!

Afinal, o dia a dia de uma empresa é repleto de informações.

Nesse sentido, todos que lidam diretamente com os dados da organização, e sua gestão de documentos, precisam entender como guardá-los adequadamente, evitando futuros problemas. 

Por outro lado, a correta gestão dos documentos físicos torna-se cada vez mais difícil à medida que crescem.

Desse modo, dificulta-se a recuperação de importantes documentos, como Notas Fiscais, contratos, entre outros. 

Diante disso, uma forma prática para resolver essa situação é através da guarda de documentos na nuvem. 

Mas, afinal, como fazer esse armazenamento? A Acervo explica para você. Acompanhe a leitura!

Por que guardar documentos na nuvem?

Os documentos na nuvem são todos os arquivos em formato digital armazenados em servidores remotos, que podem ser acessados em qualquer lugar do mundo e a qualquer momento, basta estar conectado à internet.

Há diversos motivos para você guardar documentos na nuvem, sendo que alguns dos benefícios são:

• Acessibilidade: é possível acessar do computador, smartphone ou tablet, seja dentro do escritório, em casa ou até mesmo no trânsito. Está disponível 24 horas por dia e 7 dias por semana;
  
• Compartilhamento facilitado: os documentos na nuvem são muito mais fáceis de compartilhar com outras pessoas. Para isso, é necessário gerar um link de compartilhamento do documento ou conceder acesso à uma pasta;
  
• Segurança: guardar documentos na nuvem é também uma forma de protegê-los contra a perda de dados. Caso ocorra algum extravio, tentativa de fraude ou acidente com os arquivos físicos, é totalmente possível acessá-los através do armazenamento online. Além disso, algumas plataformas de nuvem oferecem backups constantes e criptografia de todos os arquivos, a fim de aumentar ainda mais a integridade e segurança das informações;
  
• Economia de espaço: além de todos os benefícios anteriores, o armazenamento de documentos na nuvem ajuda a economizar o espaço em disco do seu computador ou outro dispositivo e também a diminuir o acúmulo de diversos arquivos em um local físico da sua empresa. 

Como guardar documentos na nuvem?

Não há mistérios na hora de entender como guardar documentos na nuvem. É bem simples, na verdade, e pode ser feito de várias maneiras. Veja o passo a passo: 

1. Escolha uma plataforma de armazenamento

Antes de começar a guardar os documentos na nuvem, é importante escolher a plataforma para isso. Existem diversas disponíveis no mercado, porém as mais conhecidas são: Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox e iCloud. 

O Google Drive é uma plataforma de armazenamento em nuvem que oferece até 15 GB gratuitamente. É possível criar, editar e compartilhar documentos a todo momento com outras pessoas. 

O Microsoft OneDrive também é uma plataforma que oferece até 5 GB de armazenamento de forma gratuita. Ele permite as mesmas funções do Google Drive.

O Dropbox é outra solução interessante de armazenamento em nuvem. Você consegue concentrar diversos documentos gratuitamente até 2 GB.

Já o iCloud é uma plataforma de nuvem da Apple, a qual permite a gestão de documentos com até 5 GB. 

2. Digitalize os documentos físicos

Após escolher a plataforma e criar o seu cadastro, está na hora de digitalizar todos os documentos. Isso garante muito mais segurança e tranquilidade para a empresa. Então, não deixe essa etapa de lado!

3. Faça a organização da plataforma

Antes de enviar os arquivos, é necessário criar um sistema de organização dentro do armazenamento em nuvem. Para isso, você pode utilizar a mesma lógica de um acervo físico, desde nomenclaturas, classificações, tags, entre outros. 

4. Envie os arquivos

Depois de fazer os passos anteriores, agora é hora de enviar todos os seus arquivos para a nuvem! Basta selecionar os documentos em seu computador e fazer o upload na plataforma. 

5. Compartilhe com outras pessoas

Dentro do Google Drive, Microsoft OneDrive ou outra plataforma em nuvem, você consegue gerar um link de acesso para um documento específico ou de uma pasta inteira. Assim, outras pessoas podem ter acesso facilitado às informações que necessitam. 

💡 Leia também: Saiba como compartilhar arquivos online com segurança

Conheça a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Anteriormente, você viu algumas possibilidades de como guardar documentos na nuvem, principalmente plataformas muito comuns no mercado. 

Entretanto, caso busque por uma alternativa ainda mais eficiente e segura, a melhor alternativa é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

• Através de um sistema de GED, uma empresa ganha:
• Mais organização;
• Otimização do espaço físico;
• Eliminação das perdas por arquivamento errado;
• Automação da manutenção do acervo e;
• Melhorias na legibilidade de documentos deteriorados. 

Aqui, na Acervo, oferecemos esse serviço com o máximo de cuidado e responsabilidade possível. 

Para saber mais sobre o assunto, baixe este material e entenda tudo sobre a tecnologia GED para a guarda de documentos online de forma prática e segura!