Você busca por formas mais práticas para gerenciar seus documentos empresariais? Existem duas alternativas muito boas para isso: microfilmagem e a digitalização de documentos. Cada uma conta com características diferentes e que atendem a demandas específicas. Mas como saber qual delas é mais adequada para o que você precisa?
Neste artigo, vamos comentar sobre as principais diferenças entre microfilmagem e digitalização e as vantagens de cada processo. Assim, fica mais fácil entender cada um dos métodos e fazer a escolha certa. Acompanhe a leitura!
A microfilmagem é uma técnica de preservação documental que converte documentos físicos em microfilmes. Ela é uma forma de armazenar informações em pequenos rolos de filme, sendo capazes de durar até 500 anos. Isso é possível devido à resistência dos microfilmes às adversidades, como umidade e luz.
Uma das principais vantagens da microfilmagem é a segurança. Como a cópia é feita de forma analógica, é praticamente imune a ataques cibernéticos e não está sujeita a problemas de compatibilidade com tecnologias mais modernas.
Outro ponto é que os documentos armazenados em microfilmes possuem valor legal, ou seja, é muito útil para empresas que precisam de um arquivo juridicamente reconhecido.
A microfilmagem é bastante recomendada para quem precisa armazenar documentos por anos (ou décadas) sem correr o risco de perder informações devido ao tempo ou às condições ambientais.
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A digitalização tem a função de transformar documentos físicos em arquivos digitais e armazená-los virtualmente. Neste caso, esse processo é feito por meio de scanners que salvam em alguns formatos, principalmente em PDF.
O maior benefício de digitalizar documentos é a facilidade de acesso. Todos os documentos digitalizados podem ser consultados a qualquer momento, por diversas pessoas, em diferentes localizações e sem a necessidade de consultar e buscar fisicamente os papéis.
Por outro lado, é importante que você saiba que a digitalização, por si só, não garante valor legal para o documento. Mas o que isso significa? Basicamente, em certas situações, é preciso manter os originais em papel ou combinar com outras formas de armazenamento para que tenham validade perante a lei.
Ambos os processos são muito bons e possuem suas diferenças, como vimos anteriormente. Mas quais são as vantagens de cada? Veja abaixo:
A verdade é que a escolha entre microfilmagem ou digitalização vai depender do que você precisa. Vamos lá!
Na microfilmagem, você consegue manter seus documentos por décadas ou séculos sem perder o registro das informações. É um processo que aumenta a segurança jurídica, tornando-se uma alternativa muito confiável. E outro ponto válido é que a microfilmagem não corre o risco de ataques virtuais, o que cada vez mais é comum na era digital.
Já a digitalização é uma ótima opção para acessar os documentos de qualquer lugar e ter mais praticidade na sua operação, principalmente para fazer consultas rápidas e compartilhar informações com colaboradores.
Caso você tenha informações que necessitam ser armazenadas por décadas, vale a pena investir na microfilmagem. Se você precisa lidar com muitos documentos diariamente, faça a digitalização deles. Em alguns casos, nada impede de você investir nos dois processos, basta analisar quais documentos precisam ser armazenados e o nível de confidencialidade e importância deles.
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Ambas as técnicas têm sua própria aplicação e, muitas vezes, são complementares. A microfilmagem é excelente para a preservação de longo prazo e para garantir a validade jurídica dos documentos, enquanto a digitalização é a opção ideal para o acesso rápido e prático, além de facilitar o compartilhamento de informações no dia a dia.
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