A gestão de documentos institucionais é responsável por manter os documentos mais importantes da organização acessíveis, seguros e devidamente organizados.
Imagine que você tem uma reunião interna em breve, e a sua estratégia impressa é peça-chave para sua apresentação, contendo anotações valiosas.
Entretanto, ao puxar a gaveta e procurá-la: não há nada.
Mesmo assim, seus clientes e colegas, incluindo o seu chefe, o aguardam na sala de reunião. O que fazer agora?
A resposta é simples: uma gestão de documentos institucionais eficiente pouparia tempo e paciência, e a reunião seguiria conforme o planejado, com você no controle de tudo.
Para tanto, o responsável deve levar em conta conhecimentos essenciais, que impactarão diretamente na facilidade do acesso à informação do time no dia a dia.
Quer entender melhor como fazer a gestão de documentos institucionais?
Então continue abaixo para conhecer em detalhes!
A gestão de documental engloba os documentos institucionais, e denomina o conjunto de todas as práticas necessárias para assegurar a inviolabilidade, qualidade, classificação e organização dos documentos da empresa.
Nesse sentido, englobam-se tanto os documentos físicos quanto digitais.
Afinal, a guarda de documentos em ambientes totalmente digitais via cloud computing já é uma realidade para grande parte das empresas modernas.
Por outro lado, a gestão de documentos institucionais também pode ser física, contando para isso com ambientes totalmente seguros e vigiados, em salas-cofres, como na Acervo.
Desse modo, é possível armazenar uma grande variedade de mídias com total segurança, conforme preferência da empresa contratante, ao mesmo, contando com uma equipe altamente qualificada para assegurar sua conservação.
A boa gestão de documentos institucionais da empresa será responsável por facilitar seu acesso, garantir sua segurança e otimizar a produção.
Afinal, você já refletiu sobre o tempo gasto com a busca por arquivos, tanto em ambiente físico quanto digital?
Agora, pense em quanto tempo é desperdiçado com essa busca por simples falta de gestão desses documentos institucionais por semana, mês e ano.
Certamente, você poderia usar esse período para tarefas mais importantes, não é?
Por outro lado, a correta gestão de documentos institucionais também irá conservar documentos de valor estratégico inestimável para a empresa, preservando sua memória institucional.
Em suma, são benefícios de uma gestão de documentos institucionais de excelência:
Agora que você conhece sua importância, saiba como fazer sua gestão!
Para fazer uma gestão de documentos institucionais de excelência, é necessário observar algumas fases, responsáveis por assegurar sua eficiência total.
Assim, será possível padronizar a guarda de documentos, seu acesso rápido pelas pessoas autorizadas, classificação e muito mais.
Como primeira fase da gestão de documentos, é na produção documental que, além da criação em si, serão determinados seus parâmetros de guarda, tipo de suporte e local de armazenamento.
Em outras palavras, mesmo antes da produção dos documentos institucionais, deverão ser adotadas normas para:
Na fase de utilização dos documentos, será tratada a forma de recuperação da informação do arquivo.
Isso é, o controle, utilização e armazenamento da informação pelas pessoas da organização.
Nesse sentido, as palavras-chave aqui são disponibilidade, agilidade e bom uso.
Além disso, é fundamental criar um protocolo de classificação padronizada, com indicação de origem e forma de arquivamento.
Afinal, eles serão essenciais para assegurar o sucesso nesta segunda fase da gestão de documentos institucionais.
A terceira fase da gestão de documentos institucionais é, sem dúvidas, a mais crucial.
Afinal, é nessa fase que será estabelecido o tempo de guarda de documentos, levando-se em conta, além de padronizações inteligentes, leis como a LGPD e o ciclo vital dos documentos.
Portanto, nesta fase, será necessário identificar, descrever, registrar, avaliar e recolher os documentos, separando-os por caráter permanente ou com temporalidade limitada.
Hoje você entendeu o que é gestão documental no âmbito dos documentos institucionais, sua importância, e como fazê-la.
Você gostou do conteúdo de hoje? Quer ficar sempre melhor informado sobre modernas técnicas de gestão de documentos?
Então recomendamos o download totalmente gratuito do e-book ‘’Gestão Eletrônica de Documentos – GED’’, para entender como aumentar sua produtividade e diminuir custos!
Desenvolvido e Otimizado por WEBI
